Kuvassa mustavalkoinen sarjakuva, jossa kolme henkilöä. Ensimmäinen sanoo: "Kirjanpitäjänä minulla on velvollisuus muistutella teitä meidän budjetista!" Toinen sanoo: "Ai mikäss se semmonenki on?" Kolmas sanoo: "Se on asia, joka sitoo aatteen realismiin."

9. Yhdistyksen talous ja kirjanpito


Ajantasaisinta tietoa järjestön taloudesta löydät maksuttomasta Eurot ojennukseen – yhdistyksen talousopas -julkaisusta. Tervetuloa myös Eurot ojennukseen -koulutuksiimme!


Yhdistykset ovat velvollisia kirjanpitoon, se on määrätty kirjanpitolaissa (1336/1997). Yhdistysten kirjapitoa säätelee myös kirjapitoasetus (1339/1997). Lakiin on tullut muutoksia eri vuosina, viimeisin vuonna 2010 (610/2010).

9.1 Yhdistyksen talous kulkee mukana kaikessa toiminnassa

Yhdistyksen taloutta pitää suunnitella ja seurata toiminnan eri vaiheissa. Talousasioiden pitää kulkea mukana niin suunnittelussa, päätöksenteossa, päätösten toteutuksessa eli itse toiminnassa, ja seurannassa.

Kirjanpitolaki ja -asetus kertovat, mitä yhdistyksen pitää tehdä ja mitä se saa tehdä liittyen raha-asioihin. Seuraavaan listaan on koottu yhdistyksen taloushallinnon ja kirjanpidon perussäännöt.

  • Yhdistys on aina kirjanpitovelvollinen.
  • Kirjapidon tilikausi on 12 kuukautta. Tilikauden pituudesta voi poiketa vain, kun toimintaa aloitetaan tai lopetetaan. Silloin tilikausi saa olla enintään 18 kuukautta.
  • Kirjanpitoon tulee merkitä yhdistyksen menot, tulot, rahoitustapahtumat sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät.
  • Kirjanpitoa varten täytyy olla eri tilit sekä selkeä tilikartta. Tilikartta on tililuettelo, joka selittää tilien sisällön.
  • Kirjaukset täytyy tehdä aika- ja asiajärjestyksessä, ja niiden täytyy perustua tositteisiin (esimerkiksi päivätyt ja numeroidut kuitit).
  • Kirjanpitokirjoja ja tililuetteloa on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
  • Tositteita, taloushallintoa koskevaa kirjeenvaihtoa ja täsmäysselvityksiä on säilytettävä vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä.
  • Yhdistyksen täytyy tehdä jokaiselta tilikaudelta tilinpäätös. Tilinpäätös täytyy tehdä neljän kuukauden kuluessa siitä, kun tilikausi loppuu.
  • Yhdistyksen hallitus on vastuussa siitä, että tilinpäätös ja toimintakertomus pitävät paikkansa.
  • Pienen yhdistyksen ei tarvitse lähettää tilinpäätöstään Patentti- ja rekisterihallintoon.
  • Yhdistyksen tilikaudesta täytyy tehdä tilintarkastus, ja tilintarkastuskertomus täytyy liittää tilinpäätökseen.

Talousarvion ja tuloslaskelman tulee olla yhdenmukaisia, eli niiden on hyvä vastata toisiaan rakenteeltaan. Näin tuloslaskelmasta on helppo nähdä, onko talousarvio toteutunut.

Yhdistyksen laskentajärjestelmän ja ryhmittelyn pitää vastata yhdistyksen toimintamuotoja ja tiedon tulee olla selkeässä muodossa.

9.2 Kuka vastaa yhdistyksen taloushallinnosta ja kirjanpidosta?

 

Hallitus

Yhdistysten hallitus on tärkein toimija taloushallinnossa. Viime kädessä hallitus vastaa yhdistyksen talousasioista.

Usein hallitus valitsee keskuudestaan taloushallinnon käytännön töistä vastaavat henkilöt, puheenjohtajan ja talousvastaavan. Hallituksella on kuitenkin lopullinen vastuu. Tästä syystä talousasiat pitää käsitellä hyvin hallituksen kokouksissa. Esimerkiksi seuraavat asiat ovat hallituksessa päätettäviä asioita: mahdolliset palkkaus- ja laina-asiat, tilien avaaminen ja lopettaminen sekä tilien käyttöä koskevat valtuudet, saadut avustukset, mahdolliset muutokset talousarvioon ja poikkeamat talousohjesäännön määräyksistä.

Hallitus vastaa myös talousarvion ja tilinpäätöksen valmistelusta ja toteutuksesta. Koska hallitus vastaa yhdistyksen taloudesta, se myös allekirjoittaa tilinpäätöksen.

Yhdistyksen sääntöihin on hyvä kirjata perusasiat talousasioiden hoitamisesta ja vastuunjaosta. Usein yhdistyksissä tehdään lisäksi talousohjesääntö talousasioiden hoitamiseksi. Siinä määritellään tarkemmin, kuka vastaa mistäkin asiasta ja miten talousasiat hoidetaan.

Seuraavassa on esitelty yleisimpiä tehtäviä ja vastuualueita taloushallinnon eri toimijoille.

Yhdistyksen kokous

Joka vuosi yhdistyksen sääntömääräinen kokous hyväksyy yhdistyksen talousarvion sekä tekee päätöksen siitä, myöntääkö se vastuuvapauden hallitukselle edellisen vuoden osalta. Yhdistyksen kokouksessa on siis myös vastuu talousasioista: vastuuvapautta hallitukselle ei pidä myöntää, jos toiminnassa ja taloudessa on tullut esiin jotain epäselvää.

Taloudenhoitaja

Taloudenhoitaja hoitaa yhdistyksen raha-asioita. Hänen tehtäviinsä kuuluu usein:

  • yhdistyksen käteiskassasta huolehtiminen, kassakirjanpito
  • pankkiasioiden hoitaminen
  • laskujen maksaminen
  • kirjanpidon hoitaminen: kirjanpitomerkinnät, tositteista huolehtiminen, dokumentointi ja arkistointi
  • tilinpäätöksen tekeminen.

Puheenjohtaja

Puheenjohtajalla on usein esim. seuraavia tehtäviä ja vastuualueita. Puheenjohtaja:

  • hyväksyy tositteet
  • tuo talousasiat hallituksen käsittelyyn
  • on yhdistyksen nimenkirjoittaja, eli voi tehdä taloudellisia sopimuksia ja käyttää tiliä yhdistyksen puolesta.

Tilin- tai toiminnantarkastaja

Tilin-/toiminnantarkastaja voi olla yhdistyksen jäsen tai joku ulkopuolinen henkilö. Hallituksen jäsen ei voi olla tilin-/toiminnantarkastaja, koska hallitus vastaa taloudesta.

Tilin-/toiminnantarkastaja

  • tarkastaa tilikauden lopuksi yhdistyksen kirjanpidon ja tilinpäätöksen
  • kirjoittaa tilintarkastuksesta lausunnon, jossa todetaan onko tarkastuksen perusteella taloushallintoa hoidettu oikealla tavalla, sääntöjen ja lain mukaisesti.

Ulkopuolinen kirjanpitäjä

Yhdistys voi halutessaan antaa taloushallinnon tehtäviä, käytännössä talousvastaavan tehtäviä, ulkopuoliselle kirjanpitäjälle. Tämä on pienissä yhdistyksissä kuitenkin harvinaista. Jos yhdistys käyttää ulkopuolista kirjanpitäjää, työnjako on usein seuraava: talousvastaava maksaa laskut ja tekee tiliöinnit (eli merkitsee mille tilille menot tai tulot kirjataan), ja kirjanpitäjä vain vie asiat kirjanpitoon ja arkistoi tositteet sekä tekee tilinpäätöksen. Vastuu yhdistyksen talousasioista säilyy yhdistyksen talousvastaavalla ja hallituksella.

Kunkin edellä mainitun vastuuhenkilön tulee toimia tarkasti ja luottamusta herättävästi raha-asioiden ja kirjanpidon hoidossa. Selvät virheet, rikkeet tai huolimattomuus toiminnassa voivat aiheuttaa sen, että vastuuhenkilö joutuu korvausvastuuseen. Kuitenkin pääsääntö on, että yhdistyksen taloushallinnosta vastaa yhdistyksen hallitus yhdessä, kollektiivina. Kaikkien hallituksen jäsenten tulee siis kantaa vastuuta yhdistyksen taloudesta, sen suunnittelusta ja seurannasta.

9.3 Kirjanpito

Kaikkien yhdistysten on huolehdittava kirjanpidosta. Kirjanpidon on oltava kaksinkertainen. Kaksinkertainen kirjanpito tarkoittaa sitä, että tositteen rahamäärä kirjataan kahdelle tilille: toisen tilin debet-puolelle ja toisen tilin kredit-puolelle. Debet-puolelle kirjataan menot (esim. ostot) ja kredit-puolelle tulot (esim. jäsenmaksut, myyjäistulot ym.). Esimerkiksi jäsenmaksut kirjataan jäsenmaksutilin kredit-puolelle ja kassa- tai pankkitilin debet-puolelle. Kassatilillä rahanlisäys viedään debet-puolelle ja vähennys kredit-puolelle.

Kirjanpito täytyy hoitaa niin, että se on ajan tasalla, eli kirjaukset täytyy tehdä tarpeeksi usein. Käteisellä hoidetut maksutapahtumat kirjataan samana päivänä kassakirjaan, ja kaikki kirjaukset pääkirjaan tehdään esimerkiksi kerran kuukaudessa.

Yleensä kirjanpito hoidetaan suoriteperusteisesti: menot ja tulot kirjataan silloin kun suorite (esim. lasku) on vastaanotettu ja luovutettu. Tilinpäätös laaditaan aina suoriteperusteisesti.

Kirjaukset tilikirjoihin täytyy tehdä selvästi ja niitä ei voi poistaa tai tehdä epäselviksi. Pienissä yhdistyksissä kirjanpito tehdään usein niin, että suoritteet merkitään tilikirjaan samanaikaisesti sekä aikajärjestyksessä että asiajärjestyksessä. Myös pienet yhdistykset voivat käyttää tietokoneilla käytettäviä kirjanpito-ohjelmia. Ohjelmat ovat usein helppokäyttöisiä ja jotkut niistä ovat ilmaisia (esim. Tappio-ohjelma).

Kirjanpitoaineisto täytyy säilyttää pitkän aikaa. Kymmenen (10) vuotta tilikauden päättymisestä säilytettäviä ovat tasekirja, tase-erittelyt ja muut kirjanpitoasiakirjat sekä tililuettelo. Kuusi (6) vuotta tilikauden päättymisestä säilytettäviä ovat esimerkiksi tositteet.

Tilijärjestelmä

Yhdistyksellä täytyy olla tililuettelo, joka selittää kirjanpitotilien sisällön. Tilien pitää vastata tarpeeksi yhdistyksen toimintaa. Tililuettelo kannattaa suunnitella tarkkaan, sitä ei saa muuttaa noin vain.

Tositteet

Kirjanpidossa kaikki merkinnät perustuvat tositteisiin: kuitteihin, laskuihin jne. Kaikkien tositteiden täytyy olla päivättyjä ja numeroituja. Tositteita on kahdenlaisia: menotositteita ja tulotositteita.

Menotositteesta täytyy näkyä menon syy (esim. tavara, työsuoritus) ja määrä sekä kenelle meno on maksettu ja milloin. Ostolaskujen ja kuittien ym. täytyy olla aina alkuperäisiä.

Tulotositteesta täytyy näkyä tulon syy (esim. lahjoitus, jäsenmaksu) ja määrä, ajankohta sekä maksaja. Jos menoja tai tuloja joudutaan siirtämään kirjanpidossa, siitä täytyy myös aina tehdä tosite (kuka tekee ja miksi, mistä mihin siirretään).

Kun yhdistys perii tuloja (esimerkiksi jäsenmaksuja), on hyvä että kaikki tulot maksetaan pankkitilin kautta. Silloin tositteeksi saadaan pankin antama tosite. Aina tämä ei onnistu. Silloin pitää muistaa, että tositteet saadaan tehtyä muulla tavalla, eli käytetään kassakonetta tai kuittivihkoa.

Esimerkki menotositteesta (lasku) [pdf]

Yhdistyksen säännöissä määrätään, miten tositteet tarkastetaan ja hyväksytään. Kun taloudenhoitaja vastaa kirjanpidosta, tositteiden hyväksyminen on yleensä puheenjohtajan tehtävä.

Tositteet täytyy säilyttää vähintään kuusi vuotta tilikauden loppumisesta. On siis tärkeää, että tositteet pidetään hyvässä järjestyksessä ja tallessa. Kaikki tositteet laitetaan mappeihin aikajärjestyksessä. Samalla tavalla pidetään kirjaa käteiskassan käytöstä, eli kirjataan menot ja tulot selvästi omaan kassakirjanpitoon.

9.4 Tilinpäätös

Yhdistyksen täytyy tehdä jokaiselta tilikaudelta tilinpäätös. Tilikausi on yleensä yksi kalenterivuosi (12 kk). Tilinpäätös sisältää seuraavat asiat:

  • tuloslaskelma (näyttää miten tulokseen päästiin, mistä se muodostuu)
  • tase (näyttää yhdistyksen taloudellisen aseman tilinpäätöspäivänä)
  • liitetiedot
  • vertailutiedot (verrataan tätä vuotta edelliseen vuoteen)
  • rahoituslaskelma (ei pakollinen)
  • toimintakertomus (ei pakollinen).

Nämä on esitettävä suomeksi tai ruotsiksi euromääräisenä.

Tilinpäätöksen tulee antaa oikeat ja selkeät tiedot yhdistyksen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Tilinpäätöksen tulee sisältää kaiken toiminnan kaikki talousasiat.

Yhdistyksen talous on tasapainossa, kun tuloja ja menoja on yhtä paljon. Yhdistyksen tavoitteena ei siis ole tehdä voittoa, vaan pyrkiä nollatulokseen. Negatiivinenkaan tulos ei ole automaattisesti vaarallinen, eikä sitä esimerkiksi pidä yrittää salata, mutta se pitää ottaa huomioon seuraavan vuoden talousarviossa ja toimintasuunnitelmassa. Negatiivisia tuloksia ei voi tulla monena vuonna tai yhdistys joutuu vaikeuksiin. Huonoa tulosta seuraavana vuonna yhdistyksen onkin hyvä pyrkiä positiiviseen tulokseen budjetin tasaamiseksi.

Tilinpäätös täytyy tehdä neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä: esimerkiksi, jos tilikausi päättyy 31.12., tilinpäätös pitää olla valmis viimeistään 30.4. seuraavana vuonna. Tilinpäätös on tehty, kun yhdistyksen hallitus ja mahdollinen toiminnanjohtaja ovat hyväksyneet ja allekirjoittaneet sen. Yhdistyksen säännöissä on voitu myös määritellä, kuka/ketkä allekirjoittavat tilinpäätöksen. Esim. koko hallituksen ei tarvitse allekirjoittaa tilinpäätöstä: riittää, kun päätösvaltainen hallitus allekirjoittaa.

Suurten, liiketoimintaa harjoittavien yhdistyksen pitää lähettää kopio tilinpäätöksestä Patentti- ja rekisterihallitukseen puolen vuoden kuluessa tilinpäätöksen allekirjoittamisesta. Tavallisten, pienten yhdistysten ei tätä tarvitse tehdä.

Tuloslaskelma

Tuloslaskelma kuvaa sitä, miten ja millaisista osista yhdistyksen tulos on muodostunut.

Yhdistyksen talous eroaa paljon yrityksen taloudesta: yhdistyksen tavoitteena ei ole tehdä voittoa. Yhdistykset toimivat, jotta niiden tarkoitus ja tavoitteet toteutuisivat. Toiminnasta aiheutuu yhdistykselle menoja, mutta toisaalta niistä voidaan myös saada tuloa. Tärkeimmän osan yhdistyksen taloudesta muodostavat a) varainhankinta ja b) aatteellinen toiminta. Siis, yhdistys hankkii rahaa, jolla se voi sitten rahoittaa toimintaansa.

Yhdistykset hankkivat toimintaansa tuloja erilaisista lähteistä. Usein yhdistysten varainhankintamuotoja ovat osallistumismaksut, keräykset, myyjäiset ja lahjoitusten vastaanottaminen. Näillä rahoilla yhdistys voi toteuttaa aatteellista toimintaa, eli tehdä sitä, mikä on yhdistyksen tarkoitus (esim. monikulttuurisuuden edistäminen tiedottamalla sekä järjestämällä tapahtumia ja kerhoja). Rahaa voi kulua paitsi itse toiminnan rahoittamiseen, myös varainhankintaan: esimerkiksi myyjäisten järjestäminen voi maksaa.

Yhdistykselle tulevat rahat, yhdistyksen tuotot, voidaan jakaa kolmeen tyyppiin:

  • varsinaisen toiminnan tuotot (ne rahat, jotka saadaan varsinaisesta toiminnasta)
  • varainhankinnan ja sijoitusten tuotot (ne rahat, jotka saadaan varainhankinnasta ja mahdollisista sijoituksista)
  • avustustuotot (ne rahat, jotka saadaan yleisavustuksina esim. kaupungilta).

Kirjanpitoasetuksessa on kerrottu, mitkä asiat pitää olla yhdistyksen tuloslaskelmassa. Löydät koko listan liitteestä 7. Tuloslaskelmasta täytyy löytyä tuotot, kulut ja tuotto- tai kulujäämät seuraavissa osissa:

  • varsinainen toiminta (perustoiminta, myös erityisavustukset)
  • varainhankinta (esim. jäsenmaksut, keräys- ja myyjäistuotot sekä varainhankinnasta syntyneet kulut)
  • sijoitus- ja rahoitustoiminta (esim. pitkäaikaisista sijoituksista ja rahoitustoiminnasta saadut tuotot)
  • satunnaiset erät (muusta kuin varsinaisesta toiminnasta syntyneet, kertaluonteiset tuotot ja kulut, esimerkiksi yleisavustukset, sekä siirrot ja varaukset)
  • tilikauden ylijäämä tai alijäämä (eli jäädäänkö plussalle vai miinukselle).

Pienissä yhdistyksissä ei ole aina kaikkia näitä kulu- ja tuottoryhmiä. Varsinainen toiminta voidaan jakaa toiminnanaloittain: esim. määritellään kulut ja tuotot kerhotoiminnalle, leiritoiminnalle, edunvalvonnalle ja muulle varsinaiselle toiminnalle.

Tuloslaskelma on tehtävä bruttoperiaatteella. Bruttoperiaate tarkoittaa sitä, että tuloslaskelmassa täytyy esittää tulot (tuotot) ja menot (kulut) erikseen, eikä niitä saa vähentää toisistaan. Tuotot ja kulut esitetään selkeästi ja toimintatyypeittäin.

Tasekirja

Tilinpäätös pitää yhdistää tasekirjaan. Tasekirjan sivut on numeroitava. Sitä on säilytettävä vähintään 10 vuotta. Tasekirjaan on sisällytettävä:

  • tuloslaskelma
  • tase (katso liite 8)
  • liitetiedot
  • toimintakertomus
  • luettelo kirjanpitokirjoista (yksilöidyt kirjanpitokirjat)
  • luettelo tositteiden lajeista (millaisia tositteita on, esim. kuitit: aina päiväys ja numerointi)
  • tieto tositteiden säilytystavoista (missä ja miten säilytetään)
  • päiväys ja allekirjoitukset
  • merkintä tilintarkastuksen suorittamisesta.

Yhdistys voi myös samalla tehdä rahoituslaskelman, joka liitetään tasekirjaan. Rahoituslaskelmassa annetaan selvitys varojen hankinnasta ja niiden käytöstä tilikauden aikana.

Taseen kaava on kaikille sama, niin yhdistyksille kuin yrityksillekin. Pienet yhdistykset voivat laatia taseen lyhennetyssä muodossa. Lyhennetty taseen kaava on esitetty liitteessä 8.

Tilinpäätöksen liitekirjat

Pienten yhdistysten ei tarvitse liittää tilinpäätökseen monia liitteitä, mutta pienimmänkin yhdistyksen täytyy esittää liitteinä seuraavat tiedot:

  • annetut pantit ja velan vakuudeksi annetut kiinnitykset, takaukset, vekselit, takuu- ja muut vastuut sekä vastuusitoumukset
  • yhdistyksen täytyy esittää peruste, jonka mukaan toisesta valuutassa olleet saamiset ja velat on käännetty Suomen valuutaksi (€), jos ei ole käytetty Suomen Pankin tilinpäätöspäivänä noteeraamaa kurssia.

Toimintakertomus

Kirjanpitolain mukaan pienten yhdistysten ei tarvitse liittää tilinpäätökseen toimintakertomusta. Jos toimintakertomuksen laittaa liitteeksi, sen täytyy täyttää tarkat muotovaatimukset. Virallinen, tilinpäätökseen liitettävä toimintakertomus voi olla suppea. Laajempi selvitys toiminnasta voidaan julkaista erikseen. Lisätietoa toimintakertomuksesta löydät luvusta 3.5.

9.5. Eristyisavustukset, lahjoitukset ja talkootyöt

Tässä luvussa esitellään vielä muutamia asioita, jotka on hyvä muistaa yhdistyksen varainhankinnasta ja tuloista.

Yhdistyksen omasta varainhankinnasta (esim. jäsenmaksut, myyjäistulot) saadut rahat ovat ns. vapaata rahaa, eli yhdistys voi päättää, miten kohdistavat hankitut rahat. Samoin usein erilaiset yleisavustukset annetaan yleisesti yhdistyksen toiminnan tukemiseen, siis yleiskuluihin. Toki nämäkin rahoitukset tulee käyttää sellaiseen toimintaan ja kuluihin, jotka on määritelty yhdistyksen hyväksymässä talousarviossa. Käytännössä rahoitus käytetään aina yhdistyksen toiminta-ajatuksen mukaisen toiminnan toteuttamiseen.

Erityisavustusten käyttökohteet ja -tavat voivat sen sijaan olla hyvin tarkasti määriteltyjä. Kun yhdistys saa esimerkiksi tiettyyn projektiin rahoitusta, rahoituksen myöntäjä edellyttää, että saatu avustus käytetään avustuspäätöksessä ja -hakemuksessa määritellyllä tavalla. Erityiseen tarkoitukseen saatua rahoitusta ei voi noin vain käyttää johonkin muuhun tarkoitukseen. Jos avustus on käytetty väärin, yhdistys voi joutua maksamaan sen takaisin. Samoin saatu avustus tulee käyttää annetussa ajassa: jos esimerkiksi projekti ei ikinä käynnisty, saatu avustus tulee palauttaa tai yrittää neuvotella avustuksen myöntäjän kanssa mahdollisuudesta pidentää avustuksen käyttöaikaa. Väärinkäytöksistä myös näissä tapauksissa vastaa viime kädessä yhdistyksen hallitus.

Yhdistys voi saada erilaisia lahjoituksia. Jos yhdistykselle testamentataan tai muuten lahjoitetaan rahaa, saatu summa kirjataan yhdistyksen kirjanpitoon tulona. Jos taas lahjoitettu omaisuus on tavaraa, pitää miettiä miten sen arvo merkitään kirjanpitoon. Yleensä käytetään niin sanottua käypää arvoa, eli arvioidaan minkä arvoinen tavara on lahjoitushetkellä. Yhdistykset voivat saada pieniä tavaralahjoituksia esimerkiksi myyjäisiä varten. Näitä ei tarvitse merkitä erikseen lahjoitustuotoksi, vaan kaikki lahjoitukset voidaan kirjata yhdellä kertaa sen jälkeen, kun myyjäisistä tai muusta sellaisesta on tehty tilitys.

Yhdistys voi myös ottaa vastaan vapaaehtoista, palkatonta työaikaa eli talkootyötä. Talkootyötä ei Suomessa lasketa lahjoitukseksi, eli sitä ei tarvitse merkitä tuotoksi kirjanpitoon. Talkootyöksi lasketaan esimerkiksi siivous- ja postitustalkoot. Jos kyseessä on suurta ammattitaitoa vaativa, arvokas työ, siitä saatetaan joutua tekemään merkintä kirjanpitoon, eli se on lahjoitus. Tällaisessa tilanteessa on tärkeää selvittää etukäteen veroasiat.