Tietosuojaseloste

1. Rekisterin pitäjä

Kansan Sivistystyön Liitto KSL ry / KSL opintokeskus
Lintulahdenkatu 10, 4. krs., 00500 Helsinki
puh. 040 197 4209 (arkisin klo 10–14)
ksl@ksl.fi
www.ksl.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tuula Kumpumäki, pääsihteeri, opintojohtaja
Lintulahdenkatu 10, 4. krs., 00500 Helsinki
puh. 050 3239 143
tuula.kumpumaki@ksl.fi

3. Yleistä tietojen suojauksesta

Kansan Sivistystyön Liitto KSL ry:n ja KSL-opintokeskuksessa noudatetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679 EU) ja siihen liittyvien lakien ja muiden säädösten vaatimuksia.

3.1 Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Kaikkia henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Sähköisten järjestelmien palvelimissa tiedot säilytetään EU:n alueella. Palvelimien vartioinnista, valvonnasta ja salauksesta vastaa kukin palveluntarjoaja. Tietojärjestelmät päivitetään säännöllisesti.

3.2 Evästeet

Käytämme sivustolla evästeitä parhaan mahdollisen käyttökokemuksen tarjoamiseksi ja sivuston käytön analysointiin. Käytössämme on myös Google Analytics -kävijäseuranta, joka seuraa henkilöliikennettä verkkosivuillamme. Hyödynnämme tietoja sivuston kehittämisessä. Emme käytä evästeitä keräämään henkilötietoja tai muita arkaluontoisia tietoja emmekä välitä koskaan ilman rekisteröidyn lupaa henkilökohtaisia tietoja kolmansille osapuolille, kuten esimerkiksi mainosverkostoille. Keräämämme tiedot eivät ole henkilöitävissä yksittäisiin käyttäjiin.

4. Uutiskirjeen tilaajat ja koulutuksiin ilmoittautuneet

4.1 Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakkaan yksiselitteisesti antama suostumus, esimerkiksi koulutukseen ilmoittautumisen tai uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä annettu lupa.

4.2 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

KSL:n palveluista (koulutukset) ja tapahtumista tiedottaminen sekä tarvittavan yhteydenpidon mahdollistaminen. Henkilötietoja voidaan käsitellä profilointitarkoituksiin markkinoinnin ja viestinnän kohdentamisessa henkilön preferenssien mukaisesti.

4.3 Rekisterin käsiteltävät henkilötiedot

Kerättävät henkilötiedot: nimi, yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, tarvittaessa henkilötunnus), organisaatio, tarvittaessa tehtävänimike järjestössä sekä tarvittaessa mahdollinen erityisruokavalio ja rekisteröidyn vapaaehtoisesti luovuttama tieto itsestään. Ammatilliseen koulutukseen ilmoittautuneilta kerätään rekisteriin myös opiskelu- ja tutkintotiedot.

5. Tietojen suojaaminen ja säilytys

Henkilötietoja säilytetään pääasiallisesti erilaisissa sähköisissä järjestelmissä/pilvipalveluissa (Microsoft Office 365 (SharePoint, OneDrive), Webropol, EmCe, Primus). Rekisteriimme talletetut tiedot on suojattu käyttäen uusinta tietoturvatekniikkaa. Pääsy sähköisiin järjestelmiin on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Toiminnassa kerättäviä henkilötietoja käsittelevät vain sellaiset työntekijät, joiden toimenkuvaan niiden käsittely kuuluu. Kaikki työntekijämme ovat sitoutuneet henkilötietojen salassapitoon. Käyttöoikeuden edellytyksenä on työsuhde KSL:n kanssa, ja sen laajuus riippuu henkilön tehtävästä organisaatiossa. Tarvittaessa käyttöoikeus voidaan määräajaksi myöntää esim. harjoittelijalle, mikäli harjoittelusopimuksessa kuvattujen tehtävien hoitaminen sitä edellyttää.

Henkilötietoja käsitellään vain niin kauan kuin se on tarpeellista. Käsittelyn tarkoituksen mukaan kerättyjä henkilötietoja koskevat erilaiset säilytysajat:

  • Koulutus- ja tapahtumailmoittautumisten osallistujatiedot poistetaan säännöllisesti kunkin kalenterivuoden loppuun mennessä.
  • Tutkintotodistuskopiot säilytetään tulosteina lukollisessa paikassa ja säilytysaika ammatillisella puolella on ikuisuus.
  • Uutiskirjeen tilaajien henkilötiedot säilytetään tilauksen ajan. Tilaajia pyydetään kerran vuodessa päivittämään yhteystietonsa. Jokaisessa uutiskirjeessä on Peruuta uutiskirje -linkki. Uutiskirjeen peruutuspyyntö käsitellään viikon kuluessa. Peruuttajan data säilyy muutaman päivän ajan peruutuksesta.
  • Julkaisujen tilaajarekisterin tiedot poistetaan säännöllisesti kunkin kalenterivuoden loppuun mennessä, ellei tilaaja ole antanut suostumustaan KSL:n toiminnan markkinointiin.
  • Hanketoiminnan rekisteritiedot säilytetään hankerahoittajan määräämän ajan, esimerkiksi 3 tai 5 vuotta
  • Opintokerhotoiminnan kerhotiedot säilytetään sähköisesti 10 vuotta viimeisestä toteutuneesta kerhosta. Lomakkeet säilytetään kuuden vuoden ajan maksusta paperisena (Oulun toimistossa) ja hävitetään silppuamalla.
  • Kurssitoiminnan passiiviset yhteystiedot (ei kurssitoimintaa kolmeen vuoteen) poistetaan kunkin kalenterivuoden lopussa.

6. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaan:

  • oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä.
  • oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin käsittelyperusteena on oikeutettu etu.
  • oikeus saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut henkilötiedot rekisterinpitäjälle tai ne ovat syntyneet hänen oman toimintansa seurauksena.
  • oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn milloin tahansa.
  • oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän kokee oikeuksiensa tulleen loukatuksi.
  • oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa -kohdan mukaisesti.  Rekisterinpitäjä varmentaa rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä ja voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.  Oikeus omien tietojen poistoon ei koske sellaista henkilötietoa, jota säilytetään ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä.

Päivitetty 11.3.2019.