Yhdistystoiminnan avaimet

5. Yhdistyksen hallinto

Yhdistyksen hallinnosta vastaavat päälinjojen osalta yhdistyksen kokous eli kokoukseen osallistuneet ihmiset sekä käytännössä yhdistyksen hallitus eli hallituksen jäsenet yhdessä. Tässä luvussa esitellään lyhyesti kokoukseen liittyvät hallinnolliset asiat sekä hallituksen tehtävät ja vastuu. Kokoustoimintaa ja kokousasiakirjoja käsitellään tarkemmin luvuissa 7 ja 8.

5.1. Yhdistyksen kokous

Yhdistyksen kokouksella tarkoitetaan

  • sääntöjen määräämää kevät-, syys- ja vuosikokousta sekä
  • muuta jäsenten yhteistä kokousta, joka on kutsuttu koolle yhdistyksen sääntöjen määräämällä tavalla.

Yhdistyksen kokouksessa jokaisella jäsenellä on oikeus olla läsnä, mutta osallistumisvelvollisuutta hänellä ei ole. Kokouksessa tehdyt päätökset sitovat kuitenkin kaikkia yhdistyksen jäseniä, myös niitä, jotka eivät ole olleet paikalla. Siksi kannattaa osallistua kokouksiin ja vaikuttaa tehtäviin päätöksiin. Kokouksessa jokaisella 15 vuotta täyttäneellä on äänioikeus ja jokaisella äänioikeutetulla on yksi ääni. Yhdistyksen kokoukseen voi osallistua myös etänä (tele-, web- tai videoyhteyden kautta), jos tämä osallistumistapa on kirjattu yhdistyksen sääntöihin. Etäosallistumismahdollisuus on mainittava myös kokouskutsussa. Yksityinen jäsen ei voi käyttää äänioikeuttaan asiamiehen [7] välityksellä (ellei säännöissä ole erikseen niin määrätty).

Yhdistyksen vuosittaisissa sääntömääräisissä kokouksissa päätetään asiat, jotka sääntöjen mukaan kuuluvat kyseisen kokouksen päätettäväksi. Tällaisia asioita ovat muun muassa:

  • yhdistyksen jäsenmaksusta päättäminen
  • toimintasuunnitelman hyväksyminen
  • talousarvion hyväksyminen
  • tilin-/toiminnantarkastajien valinta
  • hallituksen/johtokunnan valinta
  • toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen vahvistaminen
  • vastuuvapauden myöntäminen tilivelvollisille.

Yhdistyksen kokouksen päätös vaaditaan aina myös seuraavissa asioissa:

  • yhdistyksen sääntöjen muuttaminen
  • kiinteistön luovuttaminen tai kiinnittäminen taikka yhdistyksen toiminnan kannalta huomattavan suuren muun omaisuuden luovuttaminen
  • äänestys- ja vaalijärjestyksestä päättäminen
  • hallituksen tai sen jäsenen taikka tilintarkastajan valitseminen tai erottaminen
  • yhdistyksen purkaminen.

Edellä mainituista asioista täytyy päättää yhdistyksen kokouksessa, eli näistä ei esimerkiksi yhdistyksen hallitus voi päättää. Lisäksi yhdistyksen kokouksissa voidaan käsitellä ja tehdä päätöksiä monista muistakin asioista. Kokous voi muun muassa päättää erilaisten jaostojen perustamisesta ja niiden tehtävistä.

5.2. Yhdistyksen hallitus

Yhdistyslain mukaan yhdistyksellä on oltava johtoelin, eli hallitus, toimikunta tai johtokunta. Hallituksen valitsee aina yhdistyksen kokous. Hallituksessa on oltava vähintään kolme jäsentä, joista yksi tulee valita puheenjohtajaksi. Hallituksen perustehtävä on yhdistyksen asioiden huolellinen hoitaminen sekä yhdistyksen edustaminen suhteessa ulkopuolisiin.

Käytännössä hallituksen tehtäviin kuuluu:

  1. Yhdistyksen jäsenluettelon pitäminen (YhdL 11§)
  2. Uusien jäsenten hyväksyminen (YhdL 12§ ellei säännöissä ole toisin määrätty. Jäsenen erottamisen suorittaa yhdistyksen kokous, ellei tästä säännöissä ole toisin määrätty.)
  3. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen ja kokousten valmistelu
  4. Toimiminen yhdistyksen edustajana, esim. sopimusten teko
  5. Päätösten toimeenpano, esim. toimintasuunnitelman ja talousarvion toteuttaminen
  6. Juoksevien asioiden hoito, esim. kirjeiden käsittely
  7. Yhdistyksen omaisuuden huolellinen hoito ja varojen hankinta
  8. Tiliasiakirjojen allekirjoittaminen
  9. Omaisuuden mahdollinen luovuttaminen konkurssiin, jos yhdistyksen talous on mennyt tappiolle.

Tärkeää on, että hallitus on aloitteellinen ja aktiivinen koko yhdistyksen toiminnan kehittämisessä.

Hallitus tekee töitä yhdessä ja yhteisvastuullisesti. Työ sujuu sitä paremmin, mitä useampi hallituksen jäsen osallistuu asioiden valmisteluun ja tehtävien suorittamiseen. Yhdistyslakikin tarkastelee hallitusta kollektiivina, joka kantaa yhteisesti vastuun yhdistyksen asioiden hoidosta. Jos yhdistyksen ja hallituksen toiminta tarjoaa riittävästi osallistumisen ja aikaansaamisen kokemuksia, se on palkitsevaa, antaa iloa ja innostaa jatkamaan.

5.3. Hallituksen vastuu

Hallitus on vastuussa yhdistyksen toiminnan pyörittämisestä ja sille annettujen tehtävien toteuttamisesta. Hallituksen on toimittava yhdistyksen kannalta tarkoituksenmukaisesti ja nautittava yhdistyksen jäsenten luottamusta. Hallitus (tai osa siitä) voidaan erottaa, jos se ei enää nauti yhdistyksen jäsenten luottamusta. Erottamisen suorittaa yhdistyksen kokous, ja siitä on oltava maininta myös kokouskutsussa.

Rekisteröidyn yhdistyksen hallituksen jäsenet eivät pääsääntöisesti vastaa henkilökohtaisesti yhdistyksen veloista. Yhdistyksen hallitus tekee päätöksiä kokouksissaan kollektiivina, ja sillä on vastuu toiminnastaan. Yhdistyksen hallituksen jäsen voi kuitenkin joutua korvausvelvolliseksi aiheuttamastaan vahingosta. Hänellä on vahingonkorvausvelvollisuus, jonka hän on tahallisesti tai tuottamuksellisesti (siis huolimattomuuttaan) aiheuttanut yhdistykselle, sen jäsenelle tai muille tahoille.

Tuottamusvastuu ja vahingonkorvausvelvollisuus voi syntyä esimerkiksi silloin, jos hallituksen jäsen tai toimihenkilö laiminlyö verojen tai muiden maksujen suorittamisen tai jos hän ryhtyy sellaisiin toimiin, joihin ei ole varattu määrärahoja. Hallituksen jäsen voi siis tietyissä tilanteissa joutua korvausvastuuseen. On siis tärkeää, että hallituksen jäsenet ovat tarkkoja ja huolellisia tehtävissään ja että yhdistyksen toiminta sekä tehdyt päätökset dokumentoidaan hyvin. Hyvät ja tarkat pöytäkirjat ja kirjapito ovat paras todiste oikeista menettelytavoista.

Hallituksen jäsenet voivat joutua vastuuseen toiminnastaan myös vuosien jälkeen. Vastuuseen joutuminen on siis mahdollista, vaikka epäilyt väärästä menettelystä ja tahallisesta tai tuottamuksellisesta toiminnasta heräävät hallituksen toimikauden jälkeen ja vastuuvapautus on jo kevätkokouksessa annettu.


Esimerkki

Yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja käytti yhdistyksen rahoja tietokoneen ostamiseen omaan käyttöönsä ja ulkomailla järjestettyyn konferenssiin osallistumiseen. Menot eivät olleet yhdistyksen hyväksymässä talousarviossa, eikä rahankäyttöä käsitelty missään kokouksessa. Puheenjohtaja on vastuussa asiasta: hänen tulee korvata hankintojen ja matkan synnyttämät kulut ja muu aiheutettu taloudellinen vahinko. Lisäksi hän on ns. poliittisessa vastuussa, eli hänen mahdollisuutensa jatkaa tehtävässä täytyy harkita. Yhdistyksen kokouksessa punnitaan ja päätetään, nauttiiko puheenjohtaja vielä yhdistyksen jäsenten luottamusta vai erotetaanko puheenjohtaja kesken toimintakauden.


Hallitus tai sen jäsen voidaan erottaa kesken toimintakauden. Erottamisen kriteerit on kirjattu sääntöihin. Hallituksen tai sen jäsenen erottamisesta voidaan päättää vain yhdistyksen kokouksessa. Hallitus itse ei siis voi erottaa jäsentään.