Kuvassa mustavalkoinen sarjakuva, jossa yhdistystoimijat pohtivat, pitäisikö kokouskutsut lähettää meilitse, kirjeitse, somessa vai telepatialla

10. Tiedottaminen

Viestintä on tärkeä osa yhdistyksen toimintaa. Tiedottaminen ei ole yhdistyksen päämäärä sinänsä, vaan sen tehtävänä on tukea yhdistyksen tavoitteiden toteutumista. On vaikea kuvitella tuloksiin pyrkivää yhdistystä, joka ei haluaisi kertoa itsestään ja toiminnastaan mitään. Tiedottaminen ulos- ja sisäänpäin on usein yhdistyksen keskeisimpiä toimintoja.

Tiedottamalla ulospäin yhdistys tekee toimintaansa ja tavoitteitaan tunnetuksi ja hankkii tavoitteilleen lisää kannatusta ja samalla itselleen lisää jäseniä, aktiiveja ja tukijoita. Hyvällä sisäisellä tiedottamisella taas ehkäistään monenlaiset harmit. Jos tieto ei kulje, tilaisuuksiin ei tule väkeä, päätöksistä tehdään erilaisia tulkintoja ja syntyy ristiriitoja ja kuppikuntia.

Avoin ja selkeä viestintä

  • lisää luottamusta yhdistyksen sisällä ja ulkopuolella
  • lisää toimintaa ja motivoi jäseniä osallistumaan aktiivisemmin
  • varmistaa, että kaikki tietävät, mihin ollaan menossa ja millaista polkua sinne kuljetaan
  • haastaa vuoropuheluun ja saa aikaan vuorovaikutusta
  • houkuttelee uusia jäseniä ja tukijoita ja luo yhteistyösuhteita
  • vaikuttaa halutun mielikuvan syntymiseen yhdistyksestä
  • varmistaa avoimuuden ja läpinäkyvyyden yhdistyksessä.

Tiedottamisen lisäksi viestintä on yhdistystoiminnassa tärkeää. Viestintä on kaksisuuntaista, siihen liittyy vastavuoroisuus ja palaute. Tiedottaminen on taas yksisuuntaista tiedon jakamista tai välittämistä. Yhdistyksessä pitää siis miettiä, miten yhdistyksen eri toimijat kertovat toiminnasta ja päätöksistä esimerkiksi jäsenille, hallitukselle ja yhdistyksen ulkopuolisille, sekä miten näiden vastaanottajien (esim. jäsenten tai mahdollisten uusien jäsenten) viestit ja palaute otetaan vastaan.

10.1. Sisäinen tiedottaminen

Sisäisellä tiedottamisella ja viestinnällä huolehditaan tiedonkulusta yhdistyksen eri toimijoiden välillä. Hyvä sisäinen viestintä on ajantasaista, vuorovaikutteista ja innostaa mukaan toimimaan ja vaikuttamaan.

Aktiivisesti tiedottava yhdistys on aloitteellinen ja ennakoiva. Se kertoo jäsenilleen mitä on tapahtumassa ja mitä tapahtuu juuri nyt. Yhdistys kertoo toiminnastaan kaikille jäsenilleen avoimesti ja tasa-arvoisesti. Aktiivisesti tiedottava yhdistys myös varmistaa parhaan mahdollisen osanoton tapahtumiinsa ja kokouksiinsa.

Yhdistyksessä on syytä miettiä huolella, mistä kaikesta yhdistyksen sisällä tiedotetaan ja mitä kanavia pitkin. Tulevasta toiminnasta ja tapahtumista on hyvä tiedottaa hyvissä ajoin ja muistuttaa niistä vielä lähempänä. Tehdyistä päätöksistä on hyvä tiedottaa mahdollisimman pian niiden tekemisestä. Sisäiseen tiedotukseen voi käyttää samanaikaisesti useaa eri viestintäkanavaa: toiset jäsenet tavoittaa paremmin sähköpostilla, toiset Facebookista.

Sosiaalinen media tarjoaa sisäiselle viestinnälle hyviä alustoja. Jäsenille voi perustaa vaikkapa suljetun tai avoimen Facebook-ryhmän. Tärkeimmistä tapahtumista ja kokouksista kannattaa tehdä Facebook-tapahtumat. Rajatumman joukon, kuten esimerkiksi yhdistyksen hallituksen, sisäiseen viestintään sopii erinomaisesti WhatsApp-ryhmä tai jokin muu viestiapplikaatio, mikäli kaikki käyttävät älypuhelinta.

Myös sähköpostilista on hyvä sisäisen tiedottamisen väline. Listalla kannattaa lähinnä tiedottaa tulevasta toiminnasta ja ohjata mahdollinen keskustelu vaikkapa Facebook-ryhmään. Yhdistykselle saa luotua sähköpostilistan ilmaiseksi esimerkiksi Google Groups -palvelussa.

Ajan tasalla ovat verkkosivut ovat ulkoisen viestinnän lisäksi myös keskeinen sisäisen viestinnän väline. Ajantasainen toimintakalenteri verkkosivuilla pitää tietoa etsivät jäsenet ajan tasalla.

Keskeisimmät kuulumiset voi lähettää jäsenille myös esimerkiksi uutiskirjeessä tai jäsenlehdessä. Sähköpostilla lähetettäviä uutiskirjeitä saa luotua ilmaiseksi tai edullisesti esimerkiksi MailChimp-palvelulla.

10.2 Ulkoinen tiedottaminen

Aktiivisesti tiedottava yhdistys haluaa kertoa toiminnastaan ulospäin, vaikuttaa asioihin ja saada uusia jäseniä, tukijoita ja aktiiveja. Ulkoisen tiedotuksen avulla yhdistys saa näkyvyyttä ja innostaa mukaan uusia ihmisiä.

Ulkoisessa tiedotuksessa kannattaa lähteä liikkeelle suunnittelusta:

  • Mistä haluamme tiedottaa, mitä haluamme saada aikaan (tarve ja tavoite)?
  • Kenet haluamme tavoittaa, kehen haluamme vaikuttaa (kohderyhmä)?
  • Miten saamme sanomamme perille (millä voimavaroilla, mitä kanavia pitkin)?
  • Miten käytännössä toteutamme tiedotuksen (millä välineillä)?
  • Kuka tekee mitäkin ja kuka vastaa mistäkin?

Keskeisimmät ulkoisen tiedottamisen ja viestinnän kanavat ovat yhdistyksen verkkosivut ja sosiaalisen median kanavat (esim. Facebook-sivu, Twitter- ja Instagram-tilit). Verkkosivut antavat kuvan yhdistyksen luonteesta ja toiminnasta ja ajankohtaisista asioista. Sosiaalisen median kautta kiinnostuneet ihmiset voivat kytkeytyä mukaan seuraamaan yhdistyksen toimintaa.

Keskeinen osa ulkoista tiedottamista on myös yhdistyksen näkyminen perinteisessä mediassa. Aktiivisesti tiedottava yhdistys hankkii toiminnalleen medianäkyvyyttä lähettämällä tiedotteita, kirjoittamalla mielipidekirjoituksia ja kontaktoimalla toimittajia. Jos yhdistyksen tavoitteena on hankkia näkyvyyttä mediassa, kannattaa tämä tavoite ottaa huomioon jo toimintaa suunnitellessa. Minkälainen toimintamuoto herättää median kiinnostuksen?

Löydät lisää käytännön vinkkejä tiedottamisesta luvuista 3.4 Toiminnan dokumentointi sekä 4.1 Jäseneksi liittyminen.

Ulkoista tiedottamista varten yhdistyksen on hyvä kerätä verkkosivuilleen tiivistettynä oleellinen tieto yhdistyksestä:

  • mitä yhdistys tekee
  • missä yhdistys toimii
  • mitä yhdistys tarjoaa jäsenilleen ja muille kiinnostuneille
  • kuka toiminnasta vastaa
  • miten voi tulla mukaan, mitä seuraavaksi tapahtuu, miten yhdistystä voi tukea
  • miten yhdistykseen saa yhteyden

Usein on parasta pitää verkkosivut yksinkertaisina, ettei niiden ajan tasalla pitämisestä tule ylimääräistä rasitetta. Innostuksen mukaan verkkosivuja voi täydentää vielä esimerkiksi yhdistyksen historialla, jäsenmäärällä ja -profiililla, saavutuksilla ja toiminnan esittelyllä, avainhenkilöiden esittelyillä tai ladattavilla logoilla ja pressikuvilla.

> Yhdistyksen sisäisen ja ulkoisen viestinnän tarkistuslista [pdf]