Kuvassa mustavalkoinen sarjakuva, jossa kolme ihmistä kokouksessa. Ensimmäinen sanoo: "Mitenkäs se viime kokouksessa sovittu asia on lähtenyt vetämään?" Toinen sanoo: "Tilien mukaan todella hyvin." Kolmas sanoo: "Aivan mahtavaa! Merkkaan homman hoidetuksi. Enää 99 keskeneräistä asiaa esityslistalla."

6. Toimihenkilöiden tehtävät ja roolit

Hallituksen toimihenkilöistä yhdistyslaki mainitsee ainoastaan puheenjohtajan. Usein yhdistyksen omat säännöt nimeävät muitakin toimihenkilöitä, kuten varapuheenjohtajan, sihteerin ja taloudenhoitajan. Lisäksi yhdistyksissä valitaan usein vielä muitakin vastuuhenkilöitä kuten opinto-, tiedotus- ja jäsenvastaava. Vaikka jokaisella valitulla on oma tehtäväkuvansa, tekee hallitus päätökset yhteisesti ja vastaa niistä kokonaisuudessaan.

Hallituksen ja sen toimihenkilöiden tehtävät, roolit ja vastuunjako on hyvä kirjata yhdistyksen sääntöjä tarkemmin ohjesääntöön. Ohjesääntöön kannattaa kirjata ainakin hallintoon ja talouteen liittyvät vastuualueet ja käytännöt.

6.1. Puheenjohtaja

Periaatteessa puheenjohtajalla ei ole sen enempää valtaa kuin muillakaan hallituksen jäsenillä. Virallisesti hänellä on kolme tehtävää:

  1. kutsua hallituksen kokoukset koolle
  2. johtaa puhetta hallituksen kokouksissa sekä
  3. allekirjoittaa yhdistyksen asiakirjat.

Käytännössä puheenjohtaja on kuitenkin yhdistyksen tärkein toimihenkilö. Hänen tehtävänsä on huolehtia kokonaisuudesta, eli siitä, että yhdistys toimii niin kuin sen yhdistyksen kokousten päätösten mukaan halutaan toimivan.

Tämän perusteella puheenjohtaja

  • johtaa ja valvoo hallituksen työskentelyä
  • johtaa ja valvoo tehtyjen päätösten toteuttamista
  • huolehtii työnjaosta ja sen toimivuudesta
  • luo aktiivista ja innostunutta henkeä koko yhdistykseen
  • rohkaisee ja kannustaa osallistumaan
  • johtaa yhdistyksen toiminnan kaikinpuolista kehittämistä.

Puheenjohtajalla on hyvä olla seuraavia taitoja:

  • taito hahmottaa ja suunnitella kokonaisuuksia sekä organisoida toimintaa
  • taito jakaa vastuuta ja tehtäviä
  • taito tehdä yhteistyötä
  • taito kuunnella
  • taito innostaa ja motivoida muita
  • tieto ja taito toimia yhdistyslain ja yhdistyksen taloushallinnon sääntöjen mukaan
  • valmius ottaa vastuuta ja olla rohkea.

Puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajalla pitää olla lain mukaan kotipaikka Suomessa.

Yhdistyksen hyvä johtaminen on ihmisten tasapuolista kohtelua, vuorovaikutusta, tehtävien jakoa ja vaikutusmahdollisuuksien antamista. Onnistuakseen tehtävässään puheenjohtajan tulee motivoida ihmisiä ja innostaa heitä tekemään parhaansa.

Yhdistysten toiminnassa korostuvat tasa-arvoiset ja yhteistoiminnalliset menettelytavat. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että johtajaa ja johtajuutta ei tarvita. Jäsenten valitseman johdon eli hallituksen ja sen puheenjohtajan tehtävä on johtaa yhdistyksen toimintaa. Johtamisen pitää olla luottamusta herättävää ja läpinäkyvää. Johtajuus vaatii kykyä ja rohkeutta tehdä päätöksiä. Johdon on uskallettava käyttää sille kuuluvaa valtaa ja sen pitää kantaa myös vastuu tekemisistään. Jämäkkä johto tarttuu esiin nouseviin kysymyksiin ja käy käsiksi ongelmatilanteisiin.

6.2. Varapuheenjohtaja

Yhdistyslaissa ei ole mainintaa varapuheenjohtajasta, mutta käytännön yhdistystoiminnassa varapuheenjohtajan tehtävä on välttämätön. Monen yhdistyksen säännöissä varapuheenjohtaja onkin mainittu.

Varapuheenjohtajan tehtävä on toimia puheenjohtajan sijaisena silloin, kun tämä on estynyt hoitamasta tehtäväänsä. Varapuheenjohtaja voi siten kutsua johtokunnan kokouksen koolle sekä johtaa kokousta. Hyvää käytäntöä on se, että varapuheenjohtaja säännöllisesti avustaa puheenjohtajaa eri tehtävissä. Hänelle voidaan myös antaa erityisvastuu yhdistyksen joidenkin toimintalohkojen seuraamisesta ja avustamisesta.

Varapuheenjohtajalla pitää olla tiedot ja taidot toimia puheenjohtajana.

6.3. Sihteeri

Sihteerin tehtävät ovat pääasiassa kirjallisia käytännön tehtäviä. Sihteeri työskentelee tiiviisti yhdessä puheenjohtajan kanssa. Vaikka sihteeri yleensä kirjoittaa pöytäkirjan, lain mukaan puheenjohtaja vastaa siitä, ja sen vuoksi puheenjohtaja myös allekirjoittaa sen. Monet sihteerin tehtävistä ovat sellaisia, että ne voidaan johtokunnassa sopien jakaa myös muiden kuin sihteerin huolehdittaviksi.

Tyypillisesti sihteeri

  • osallistuu kokousten valmisteluun: laatii mm. kokouskutsut (kutsukirjeet, lehti-ilmoitukset, seinäilmoitukset ym.) yhdessä puheenjohtajan kanssa sekä hoitaa muita kokousjärjestelyjä
  • huolehtii kokousten osanottajalistasta
  • avustaa puheenjohtajaa kokouksessa: kirjaa puheenvuoropyynnöt, kirjaa tehdyt ehdotukset ja kannatukset ym.
  • kirjoittaa kokouksen pöytäkirjat
  • valmistelee toimintasuunnitelma- ja toimintakertomusluonnokset ja kirjoittaa ne lopulliseen muotoon hyväksymisen jälkeen
  • laatii pöytäkirjanotteet ja jäljennökset
  • hoitaa tilastot
  • laatii tiedotteet, anomukset ja muut asiakirjat sekä toimittaa ne asianosaisille
  • hoitaa yhdistyksen kirjeenvaihdon
  • hoitaa jäsenluetteloa, ellei erillistä jäsensihteeriä ole valittu
  • tiedottaa jäsenille ja ulkopuolisille, ellei erillistä tiedottajaa ole valittu
  • hoitaa yhdistyksen arkistoa, ellei erillistä arkistovastaavaa ole valittu.

Sihteerin taitoja ovat esimerkiksi:

  • tarkkuus ja hyvä organisointikyky
  • taito kirjoittaa selkeää tekstiä
  • taito tehdä yhteistyötä
  • tiedotukseen ja viestintään liittyvät taidot.

6.4. Taloudenhoitaja

Taloudenhoitaja hoitaa yhdistyksen raha-asioita. Hän huolehtii käteisrahoista, kuiteista, pankkiasioista ja laskujen maksamisesta. Taloudenhoitaja hoitaa usein myös kirjanpidon ja tekee tilinpäätöksen. Taloudenhoitajan pitää olla huolellinen ja tarkka. Useimmiten taloudenhoitaja on hallituksen jäsen, mutta hän voi olla myös ulkopuolinen.

Tärkeää yhdistyksen taloudenhoidossa on, että

  • kaikki rahaliikenne voidaan todentaa (kuitit, selvitykset ym.)
  • kaikki tositteet ovat mapissa aikajärjestyksessä
  • kaikki menot perustuvat yhdistyksen kokouksen päätöksiin tai hallituksen tekemiin päätöksiin, jotka puolestaan perustuvat hyväksyttyyn talousarvioon
  • hallitus tietää aina, mikä on yhdistyksen taloudellinen tilanne.

Yhdistyksen taloudenhoitajalla on hyvä olla seuraavia taitoja:

  • kirjanpidon osaaminen
  • yhdistyslain ja kirjapitolain tunteminen
  • tarkkuus ja täsmällisyys
  • taito arkistoida.

 Yhdistyksen taloudenhoitajan kannattaa tutustua Eurot ojennukseen – yhdistyksen talousopas -julkaisuun tai osallistua Eurot ojennukseen -koulutukseen!


 

6.5. Tilin- tai toiminnantarkastajat

Lain mukaan yhdistyksellä on oltava vähintään yksi tilin- tai toiminnantarkastaja ja yksi varatilin- tai toiminnantarkastaja. Tilin- tai toiminnantarkastajien lukumäärä on ilmoitettava yhdistyksen säännöissä, esimerkiksi ”kaksi varsinaista ja kaksi varatoiminnantarkastajaa”. Tilin-/toiminnantarkastajat tarkastavat tilikauden lopuksi yhdistyksen kirjanpidon ja tilinpäätöksen. Tavoitteena on tarkastaa, että kirjanpito on hoidettu oikealla tavalla ja hallintoa hoidettu sääntöjen ja yhdistyslain mukaisesti. Tarkastuksesta kirjoitetaan tilin-/toiminnantarkastajan tai -tarkastajien lausunto.

Auktorisoitua tilintarkastajaa (KHT- tai HTM-tilintarkastaja) pitää käyttää silloin, kun yhdistys täyttää vähintään kaksi seuraavista kolmesta raja-arvosta: taseen loppusumma on yli 100 000 euroa, liikevaihto tai vastaava tuotto on yli 200 000 euroa ja palveluksessa on keskimäärin enemmän kuin kolme henkilöä. Pienen yhdistyksen ei tarvitse valita tilintarkastuslaissa tarkoitettua auktorisoitua tilintarkastajaa. Yhdistyksen pitää silloin kuitenkin valita toiminnantarkastaja.

Toiminnantarkastaja on luonnollinen henkilö, jolla ei ole tilintarkastajan auktorisointia; hän on siis maallikko, ei-ammattilainen. Yhdistyslaissa sanotaan, että ”toiminnantarkastajalla on oltava sellainen taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemus kuin yhdistyksen toimintaan nähden on tarpeen tehtävän hoitamiseksi”. Toiminnantarkastajan tulee siis tuntea yhdistyslakia ja yhdistyksen kirjanpitoa riittävän hyvin.

Toiminnantarkastus eroaa tilintarkastuksesta tässä:

  1. Toiminnantarkastajalle ei ole tilintarkastajia koskevia ammatillisia kelpoisuusvaatimuksia. Toiminnantarkastajana voi siis toimia kuka vain yhdistyslakia sekä yhdistyksen toimintaa ja taloutta ymmärtävä henkilö.
  2. Toiminnantarkastajan lausuntoon ei sovelleta tilintarkastusta koskevia laajoja ja yksityiskohtaisia kansainvälisiä normistoja.

Hallituksen jäsen ei voi olla tilin-/toiminnantarkastaja, koska hallitus vastaa taloudesta. Hallituksen jäsenet eivät saa edes osallistua tilin-/toiminnantarkastajien valintaan yhdistyksen kokouksessa. Tilin-/toiminnantarkastaja voi olla yhdistyksen jäsen tai joku ulkopuolinen henkilö.

Tilin-/toiminnantarkastajan on hyvä osata seuraavia asioita:

  • tuntea hyvin yhdistyksen kirjanpitoon liittyvät asiat
  • olla tarkka ja täsmällinen.

6.6. Työnjako toimivaksi

Yhdistyksissä tehtävillä on ikävä taipumus kasautua hallitukselle ja hallituksessa taas niillä on taipumus kasautua muutamalle ihmiselle. Näin ei tarvitse olla. On selvää, etteivät kaikki yhdistyksen jäsenet voi kuulua hallitukseen. Sen vuoksi kannattaa kehitellä sellaisia toimintatapoja, jotka mahdollistavat jäsenten aidon osallistumisen muulloinkin kuin vain sääntömääräisissä kokouksissa.

Aika ajoin on hyödyllistä tarkastella yhdistyksen tehtävien organisointia, vastuutehtävien ja -alueiden jakoa sekä erilaisten toimintaryhmien tarpeellisuutta. Tässä tarkastelussa kannattaa pitää mielessä seuraavat asiat:

  1. Työnjako on jäsenten motivointia, sillä toiminta sitouttaa heitä yhdistyksen toimintaan. Järjestön jäsen, jolla ei ole tehtävää, ei voi tuntea kuuluvansa mihinkään sen pienryhmistä tai toimista. Juuri yhdessä aikaansaatu toiminta vetää mukaansa.
  2. Toimiva työnjako mahdollistaa sen, että erilaisten ihmisten resurssit – aika, osaaminen ja tiedot – löydetään ja saadaan käyttöön. Jäsenet ovat yhdistyksen tärkein voimavara!