Onko yhdistyksesi hyllyihin ja tiedostoihin kertynyt materiaalia, jota ei enää tarvita toiminnassa? Juuri nuo asiakirjat ja kuvat saattavat olla arvokasta lähdeaineistoa tulevaisuuden historiantutkimukselle. Tiedätkö mitä velvoitteita yhdistyksen asiakirjojen säilyttämiseen liittyy?
Yhdistyksen arkisto ojennukseen -koulutus on suunnattu järjestötoimijoille, jotka haluavat saada yhdistyksen toiminnan tallennettua tulevaisuutta varten ja arkistoinnin kuntoon. Koulutus on kaksiosainen, joista voit osallistua kumpaankin tai vain toiseen. Koulutuskerrat rakentuvat toistensa päälle, joten jos osallistut vain jälkimmäiseen, niin varmistathan, että sinulla on ensimmäisen koulutusosion osaaminen valmiiksi.
Ensimmäisellä kerralla käsittelemme arkistoinnin perusperiaatteet, yhdistystoiminnan asiakirjat ja niiden arkistoinnin, arkistointikelpoisuuden ja pysyvän säilyttämisen.
Toisella kerralla aiheina ovat toimiva arkisto ja arkistosuunnitelman tekeminen tai päivittäminen sekä arkistointisuunnitelman toteuttaminen omassa yhdistyksessä.
Ensimmäisellä koulutuskerralla saat valmiudet
- Kuvailla, mitä yhdistyksen arkistoinnilla tarkoitetaan ja mikä on arkistojen perustehtävä
- Tunnistaa, mitä asiakirjoja ja aineistoja yhdistyksessä syntyy
- Tunnistaa yhdistyksen asiakirjojen säilyttämiseen liittyvät vastuut sekä järjestää niiden helppokäyttöisen hallinnoinnin ja arkistoinnin
- Kuvata, mitä ja miten yhdistyksen asiakirjoja voi toimittaa sähköisesti ja paperisena arkistolle
Toisella koulutuskerralla saat valmiudet
- Kuvata millaisia arkistoitavia asiakirjoja yhdistys tuottaa ja miten niitä säilytetään ja toimitetaan arkistolle
- Kuvata miten arkistoituja materiaaleja voidaan hyödyntää ja käyttää
- Tuottaa uusi tai päivittää vanha arkistointisuunnitelma yhdistykselle
- Perustella yhdistyksen asiakirjojen säilytys- ja arkistointitarpeet sekä ohjeistaa muita
Kansan Arkisto
Kansan Arkisto on vasemmistolaisen työväenliikkeen ja kansalaisjärjestöjen pääte- ja keskusarkisto, joka ottaa vastaan järjestöjen ja yksityishenkilöiden alkuperäisaineistoja. Jos yhdistyksen asiakirjoja on jo aiemmin luovutettu johonkin arkistoon, on uusi luovutus parasta viedä samaan laitokseen. Kansan Arkisto ohjaa luovuttajan tarvittaessa oikeaan paikkaan.
