Liitteet

Liite 1. Yhdistyksen säännöt

Yhdistyksen säännöistä tulee ilmetä seuraavat asiat.

Nimi

Yhdistyksen nimen tulee erottua riittävästi muista rekisteriin merkityistä eikä se saa olla harhaanjohtava eikä hyvän tavan vastainen.

Kotipaikka

Kotipaikka voi olla vain yksi kunta Suomessa.

Tarkoitus ja toiminta

Toiminnan tarkoitus voi olla kirjattu esimerkiksi näin:

Toiminnan tarkoituksena on maahanmuuttajanaisten aktivoiminen ja voimavaraistaminen sekä tasa-arvon ja yhtäläisten mahdollisuuksien edistäminen. Tavoitteena on myös iäkkäiden maahanmuuttajien syrjäytymisen ehkäiseminen. (vrt. Farzaneh Hatami Landi 2007)

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys

  • järjestää kulttuuri-, keskustelu- ja koulutustilaisuuksia sekä juhlia
  • järjestää ystävä- ja vertaistukitoimintaa
  • harjoittaa tiedotustoimintaa
  • on yhteistoiminnassa muiden alan yhdistysten kanssa.

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi ottaa vastaan lahjoituksia ja avustuksia sekä järjestää rahankeräyksiä, myyjäisiä ja arpajaisia hankittuaan tälle luvan.

Yhdistyksen jäsenet

Yhdistyksen jäseninä voivat olla luonnolliset henkilöt (eli ihmiset) sekä oikeuskelpoiset yhteisöt. Jos yhdistyksen varsinaisena toimintana on vaikuttaa valtiollisiin asioihin, voi jäseninä olla ainoastaan Suomen kansalaiset ja ne ulkomaalaiset, joilla on kotipaikka Suomessa tai rekisteröidyt yhdistykset, joiden jäsenistö täyttää em. ehdon.

Jäsenten velvollisuudet

Jäsenmaksun suorittamisen velvollisuus tulee olla säännöissä. Lisäksi säännöissä on mainittava muut erityiset jäsenten velvollisuudet.

Jäsenten oikeudet

Jäsenen tärkein oikeus on oikeus osallistua yhdistyksen toimintaan, käyttää äänioikeutta ja tulla valituksi yhdistyksen toimielimiin. Jos näitä oikeuksia esim. jonkin jäsenryhmän kohdalla halutaan rajoittaa, tulee rajoituksen olla säännöissä.

Hallitus

Hallituksen koko ja toimikausi on mainittava säännöissä. Hallituksen vähimmäiskoko on puheenjohtaja ja kaksi jäsentä. Yhdistys voi säännöissä määrätä suuremmasta hallituksesta. Hallituksen koko voidaan määrätä säännöissä myös vähimmäis- ja enimmäismääränä, esim. puheenjohtaja ja 2–5 varsinaista sekä 0–2 varajäsentä.

Hallituksen puheenjohtajalla ja vähintään puolella hallituksen jäsenistä tulee olla asuinpaikka Suomessa. Patentti- ja Rekisterihallitus voi hakemuksesta myöntää luvan poiketa tästä. Hallituksen puheenjohtaja ei saa olla vajaavaltainen ja muiden hallituksen jäsenten tulle olla 15 vuotta täyttäneitä. Konkurssissa oleva ei voi olla hallituksen jäsen. Velkajärjestely ei ole esteenä hallituksen jäsenyydelle.

Tilin-/toiminnantarkastajat

Tilin-/toiminnantarkastajien lukumäärä ja toimikausi on mainittava säännöissä. Yhdistyksellä tulee olla vähintään yksi varsinainen tilin-/toiminnantarkastaja ja yksi varatilin-/toiminnantarkastaja. Tilintarkastajana voi olla myös tilintarkastusyhteisö.

Tilikausi

Tilikausi on jokin säännöissä määrätty 12 kuukauden pituinen aika.

Varsinainen kokous

Säännöissä on määrättävä, milloin pidetään kokous, jossa päätetään yhdistyksen sääntömääräisistä asioista. Aika voidaan kirjata esimerkiksi siten, että kokous pidetään ”vuoden ensimmäisellä neljänneksellä”.

Kokoustapa ja -aika

Kokouskutsutavan tulee olla todisteellinen (esim. kirje, lehti-ilmoitus, sähköposti niille jäsenille, jotka ovat ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa; suullista kutsua ei hyväksytä).

Varojen käyttö yhdistyksen purkautuessa

Säännöissä on määrättävä jokin aatteellinen tarkoitus, johon varat luovutetaan.

Yhdistyksen nimenkirjoittajat

Yhdistyksen puheenjohtajalla on aina oikeus kirjoittaa yhdistyksen nimi, jollei tätä oikeutta säännöissä rajoiteta (kaksi yhdessä). Nimenkirjoitusoikeutta voidaan myös laajentaa eli myös muille henkilöille annetaan nimenkirjoitusoikeus. Vajaavaltainen tai konkurssissa oleva ei voi toimia yhdistyksen nimenkirjoittajana. Velkajärjestely ei ole esteenä toimia yhdistyksen nimenkirjoittajana.


Liite 2. Perustamiskokous

Perustamiskokous voi edetä esimerkiksi seuraavan listan mukaisessa järjestyksessä.

1. Kokouksen avaus

Joku hankkeen puuhahenkilö voi selostaa asian taustaa ja sitä, miksi yhdistyksen perustaminen on katsottu tarpeelliseksi.

2. Kokouksen järjestäytyminen

Kokouksen toimihenkilöitä ovat yleensä puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjan tarkastajat ja ääntenlaskijat. Perustamiskokoukseen voidaan kutsua puheenjohtajaksi joku asiantuntija, joka ei itse edes ryhdy jäseneksi.

3. Esityslistan hyväksyminen

Kokouksen osanottajille kannattaa jakaa etukäteen valmisteltu ehdotus kokouksen esityslistaksi, joka sitten hyväksytään sellaisenaan tai tehdään siihen muutoksia.

4. Yhdistyksen sääntöjen hyväksyminen

Sääntöluonnos käydään läpi kohta kohdalta, keskustellaan ja sovitaan mahdollisista muutoksista. Tapana on, että säännöt hyväksytään pykälä pykälältä.

On myös hyvä tehdä päätös, jonka mukaan yhdistyksen hallitus valtuutetaan tekemään sääntöihin yhdistysrekisterin vaatimat teknis-stilistiset korjaukset. Tällöin uutta yhdistyksen kokousta ei tarvitse kutsua koolle päättämään pienistä korjauksista säännöissä.

5. Yhdistyksen perustaminen

Allekirjoitetaan perustamiskirja, joka on tehty valmiiksi. Säännöt laitetaan liitteeksi perustamiskirjaan.

Tämän jälkeen kokouksessa käsiteltävät asiat ovat yhdistyksen ensimmäisen vuosikokouksen asioita. Tämä on syytä todeta ja todeta myös, että kokouksen järjestäytymisen yhteydessä valitut virkailijat (eli kokoukselle valitut puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat) toimivat vuosikokouksen virkailijoina.

6. Ensimmäisen toimintavuoden toimintasuunnitelman hyväksyminen

On hyvä, jos kokoukselle on etukäteen valmisteltu ehdotus tulevan vuoden toiminnasta. Ehdotuksesta keskustellaan ja kokous voi halutessaan tehdä siihen lisäyksiä ja muutoksia.

7. Yhdistyksen jäsenmaksujen määrääminen

Tässä määrätään juuri hyväksyttyjen sääntöjen mukaiset maksut: mahdollinen liittymismaksu ja jäsenmaksu.

8. Ensimmäisen talousarvion hyväksyminen

Talousarvio tehdään toimintasuunnitelman pohjalta: mitkä tulevat olemaan esitetyn toiminnan kulut ja miten ne aiotaan rahoittaa.

9. Yhdistyksen puheenjohtajan, hallituksen jäsenten ja mahdollisten varajäsenten valitseminen

Tässä kohdassa toimitaan sen mukaan, mitä hyväksytyissä säännöissä on todettu hallituksen kokoonpanosta.

10. Tilin-/toiminnantarkastajan ja varatilin-/toiminnantarkastajan valitseminen

Valinta tehdään hyväksyttyjen sääntöjen mukaisesti.

11. Muut asiat

Säännöt saattavat edellyttää esimerkiksi muidenkin elinten valitsemista ja joistakin muista asioista päättämistä.

12. Kokouksen päättäminen


Liite 3. Sääntömääräisen kokouksen asialista – vuosikokous, kevätkokous ja syyskokous

1. Kokouksen avaus

Kokouksen avauksen suorittaa koollekutsuja, yleensä siis hallituksen puheenjohtaja tai muu hallituksen valitsema henkilö.

2. Kokouksen järjestäytyminen eli kokousvirkailijoiden valinta

Tässä kohdassa kokoukselle valitaan puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja yleensä myös ääntenlaskijat. Yhdistyksen kokouksessa puheenjohtajana voi toimia hallituksen puheenjohtaja tai joku muu kokouksen valitsema henkilö. Jos kokouksessa päätetään tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä tai tilin-/toiminnantarkastajien valinnasta, tulee kokouksen puheenjohtajan olla hallituksen ulkopuolelta.

Kun kokouksen puheenjohtaja on valittu, hän ryhtyy johtamaan kokousta.

3. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Yhdistyksen kokous on laillinen, jos se on laillisesti kutsuttu koolle. Kutsun laillisuuskriteerit ovat:

  • kutsun on antanut siihen oikeutettu
  • kutsu on virheetön, esimerkiksi kokouspaikka on ilmoitettu oikein ja riittävän tarkasti ja kokouksen alkamisaika ja päivämäärä ovat oikein
  • kokouskutsu on annettu sääntöjen ja päätösten mukaisella tavalla
  • kokouskutsu on annettu sääntöjen määräämässä ajassa
  • kutsussa on mainittu ne asiat, joista yhdistyslaki (YhdL 23 ja 24 §) määrää.

Yhdistyksen kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus ei edellytä, että tietty määrä jäseniä on kokouksessa paikalla (mitä taas hallituksen kokoukset edellyttävät).

Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteamisessa on kolme vaihetta:

  1. todetaan päätösvaltaisuuden ehdot, eli puheenjohtaja lukee ääneen säännöistä asianomaisen kohdan
  2. todetaan ehtojen täyttyminen ja esitetään tarvittavat dokumentit (esimerkiksi lehdessä ollut ilmoitus)
  3. todetaan päätös.

4. Kokouksen esityslistan hyväksyminen

Kokouksen puheenjohtaja lukee ehdotuksen kokouksen esityslistaksi. Hyvässä kokouksessa esityslista on myös jaettu kaikille osallistujille tai se on kirjattu isolle paperille kaikkien nähtäväksi. Osallistuja voi tehdä lisäyksen käsiteltäviin asioihin, ja jos kokous sen hyväksyy, se kirjataan uudeksi kohdaksi esityslistalle tai sovitaan sen käsittelystä kohdassa ”muut asiat”.

Esityslista on kokouksen hyväksymä asiakirja asioiden käsittelyjärjestyksestä. Sitä voidaan kokouksen kuluessa muuttaa, mutta vain kokouksen päätöksellä.

5. Ilmoitusasiat

Ilmoitusasiat ovat ilmoituksia ja tiedonantoja kokouksen osallistujille, eikä niistä tehdä varsinaisia päätöksiä. Jos ilmoitettavan asian johdosta syntyy tarve päätökseen, on asia siirrettävä esityslistan kohtaan ”muut asiat”.

Edellä käsitellyt asiat (kohdat 1–5) ovat niin sanottuja kokouksen alkutoimia, ja ne käydään läpi jokaisessa yhdistyksen kokouksessa. Näiden jälkeen käsitellään ne erityiset asiat, joiden päättämistä varten kokous on kutsuttu koolle.

Kevätkokouksen esityslistalla on tämän jälkeen:

6. Esitellään yhdistyksen toimintakertomus, tilinpäätös ja tilin-/toiminnantarkastajien lausunto

Hallitus sopii vuosikokousta valmistellessaan siitä, kuka esittelee asianomaiset asiakirjat. Yleensä esittelijäksi kannattaa valita henkilö, joka on tehnyt tai kirjoittanut asiakirjan.

Toimintakertomus

Esittelijä esittelee toimintakertomuksen kokoukselle. Esittelypuheenvuorossa selostetaan kuluneen kauden toiminta ja tapahtumat sekä arvioidaan niitä suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Esittelyn jälkeen toimintakertomuksesta keskustellaan.

Tilinpäätös

Tilinpäätös on kirjanpidon perusteella laadittu yhteenveto kuluneesta toimintavuodesta. Tilinpäätös sisältää tuloslaskelman ja taseen. Tuloslaskelmaan kerätään koko vuoden taloustapahtumat suoritusperusteisesti. Tase ilmoittaa, mikä on omaisuuden ja velkojen tilanne tilinpäätöshetkellä.

Tilinpäätös pitää aina tehdä ja se pitää esitellä yhdistyksen kevätkokouksessa tai vuosikokouksessa. Esittely täytyy tehdä hyvin: kokousosallistujien täytyy ymmärtää, miten yhdistyksen taloutta on hoidettu ja miltä taloudellinen tilanne tilikauden lopussa näyttää. Olisi hyvä, jos tilinpäätöksen keskeiset tiedot olisivat osallistujien nähtävissä. Jäsenillä on myös oikeus tutustua laadittuun tilinpäätökseen.

Tilin-/toiminnantarkastajien lausunto

Yhdistyksen valitut tilin-/toiminnantarkastajat ovat kirjoittaneet suorittamastaan tarkastuksesta tilin-/toiminnantarkastuslausunnon, joka luetaan yhdistyksen kokoukselle.

7. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä vastuuvelvollisille

Edellisessä kohdassa esiteltyjen ja käsiteltyjen dokumenttien pohjalta kokous vahvistaa tilinpäätöksen sekä myöntää vastuuvapauden hallitukselle.

Syyskokouksen esityslistalla on alkutoimien jälkeen:

6. Päätetään jäsenmaksun suuruudesta

Esitellään hallituksen esitys jäsenmaksun suuruudesta, käsitellään ehdotus ja tehdään päätös.

7. Hyväksytään yhdistyksen toimintasuunnitelma

Toimintasuunnitelma on yksi tärkeimmistä asiakirjoista yhdistyksen toiminnassa. Se on jäsenten antama määräys ja ohje hallitukselle siitä, mitä sen ja muiden yhdistyksen toimijoiden odotetaan tulevana vuonna tekevän. Siksi toimintasuunnitelma kannattaa käsitellä huolellisesti. Olisi jälleen hyvä, jos toimintasuunnitelma joko kokonaisuudessaan tai sen pääkohdat olisivat kokouksen osanottajien nähtävissä.

Hallituksen nimeämä henkilö esittelee toimintasuunnitelman. Tämän jälkeen siitä keskustellaan ja tehdään esitykset mahdollisista lisäyksistä tai muista muutoksista. Päätöskäsittelyssä toimintasuunnitelma hyväksytään joko yhtenä kokonaisuutena tai luvuittain (toimintalohkoittain). Yksityiskohtainen päätöskäsittely on paikallaan varsinkin silloin, kun toimintasuunnitelmaan on tehty muutosesityksiä.

8. Hyväksytään talousarvio

Yhdistyksen tulevaa toimintakautta varten on laadittava toimintasuunnitelmaan perustuva realistinen talousarvio, johon on kirjattu tulojen ja menojen raamit. Talousarvio esitellään, käsitellään ja hyväksytään.

9. Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet

Tässä kohdassa toimitaan kuten yhdistyksen säännöt määräävät. Jos säännöissä lukee, että kevätkokous valitsee hallituksen puheenjohtajan, hänet valitaan ensin. Jos ehdokkaita on vain yksi, hän tulee valituksi. Jos taas ehdokkaita on useampia, suoritetaan vaali ja eniten ääniä saanut ehdokas valitaan hallituksen puheenjohtajaksi.

Tämän jälkeen valitaan hallituksen muut jäsenet. Kokouksen puheenjohtajan on hyvä lukea ääneen, mitä yhdistyksen säännöissä sanotaan hallituksen jäsenten ja varajäsenten lukumäärästä. Hallituksen jäsenistä voi olla etukäteen laadittu ehdotus. Esittelyn jälkeen asiasta keskustellaan ja ehdotus joko hyväksytään sellaisenaan tai siihen tehdään muutosesityksiä. Jos ehdokkaita on enemmän kuin paikkoja, suoritetaan vaali, ja vaalissa eniten ääniä saaneet ehdokkaat tulevat valituiksi hallituksen jäseniksi.

10. Tilin-/toiminnantarkastajien valinta

Sen mukaan, mitä yhdistyksen säännöissä on mainittu, valitaan joko yksi tai kaksi tilin-/toiminnantarkastajaa ja heille varatilin-/toiminnantarkastajat. Tilin-/toiminnantarkastajat voivat olla yhdistyksen ulkopuolisia henkilöitä. Heiltä edellytetään perehtyneisyyttä talous- ja tilinpitoasioihin.

11. Päätetään yhdistyksen kokousten koollekutsumistavasta

Yhdistyslaki määrää, että säännöissä on mainittava miten ja missä asiassa yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle. Yleinen käytäntö on, että koollekutsumisaika on ilmaistu säännöissä (esimerkiksi viikko tai kaksi viikkoa ennen kokousta) ja että koollekutsumistavasta päätetään yhdistyksen syyskokouksessa. Koollekutsumistavaksi voidaan päättää esimerkiksi ilmoitus tietyssä sanomalehdessä tai kaikille jäsenille toimitettava kirje.

Käsitellään muut hallituksen ja yhdistyksen jäsenten esittämät asiat

Tässä kohdassa jäsenillä on mahdollisuus tuoda esiin asioita, joita he haluavat yhdistyksessä käsiteltävän. Pienehköistä asioista voidaan kokouksessa tehdä päätös jo saman tien. Valmistelua vaativat asiat on syytä siirtää hallituksen tai jonkun muun elimen valmisteltaviksi ja palata niihin esimerkiksi seuraavassa yhdistyksen kokouksessa.


Liite 4. Hallituksen kokouksen kulku – esimerkki

1. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avaa kokouksen.

2. Todetaan kokouksen päätösvaltaisuus

Yhdistyksen sääntöihin on kirjattu maininta hallituksen kokouksen päätösvaltaisuudesta. Yleinen määritelmä on, että hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna, on läsnä. Jos näin on, todetaan kokous päätösvaltaiseksi.

3. Esityslistan hyväksyminen

Hyväksytään puheenjohtajan esittämä lista käsiteltävistä asioista joko sellaisenaan tai muutettuna. Kuka tahansa hallituksen jäsenistä voi esittää muutoksia.

4. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastus

Sihteeri lukee edellisen kokouksen pöytäkirjan. Jos pöytäkirja on osallistujien mielestä kokouksen kulun mukainen ja päätökset oikein kirjattu, pöytäkirja merkitään tarkastetuksi. Tässä kohdin on mainio tilaisuus myös tarkastella edellisessä kokouksessa tehtyjen päätösten toteutusta, onko annetut tehtävät suoritettu tai missä vaiheessa niiden toteutuminen on.

5. Ilmoitusasiat

Kuullaan annetut ilmoitukset ja merkitään ne tiedoksi.

6. Tässä kokouksessa päätettävä 1. asia (esimerkiksi opintokerhon perustaminen).

7. Tässä kokouksessa päätettävä 2. asia (esimerkiksi jäsenkirjeen sisältö).

8. Muut esille tulevat asiat

Hallituksen jäsenten esille nostamat asiat.

9. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päättää kokouksen.


Liite 5. Asian käsitteleminen ja päätöksen tekeminen kokouksessa

1. Asian esittely

Esittely voi sisältää jo päätösehdotuksen, jolloin siitä käytetään nimitystä pääehdotus.

2. Keskustelun avaaminen

3. Keskustelu

Puheenjohtaja jakaa puheenvuorot siinä järjestyksessä, kun ne pyydetään. Keskustelun tarkoituksena on asian monipuolinen käsittely sekä antaa osallistujille mahdollisuus esittää oma mielipiteensä. Keskustelun aikana tulee tehdä pääehdotuksesta poikkeavat esitykset. Puheenjohtaja voi halutessaan jäsentää keskustelua, esittää kysymyksiä ja tarkennuksia sekä tehdä yhteenvetoja.

4. Keskustelun päättäminen

5. Yhteenveto käydystä keskustelusta ja tehdyistä ehdotuksista

Puheenjohtaja toteaa kaikki keskustelun aikana tehdyt ehdotukset ja varmistaa, että on tulkinnut ne oikein. Asiakysymyksen käsittelyssä ne ehdotukset, joita ei ole kannatettu, raukeavat. Pääehdotusta ja henkilöehdotusta ei tarvitse kannattaa. Jos pääehdotuksesta poikkeavia ehdotuksia ei ole tai jos ehdokkaita on yhtä monta kuin valittavia, tehdään päätös.

Jos on useampia ehdotuksia, äänestetään. Silloin kun kokouksessa äänestetään asiasta, käytetään nimitystä äänestys. Jos taas äänestetään henkilöistä, kyseessä on vaali.

Äänestys

6. Äänestysjärjestyksestä päättäminen

Puheenjohtaja tekee ehdotuksen, missä järjestyksessä ehdotuksista äänestetään. ”Ensiksi asetetaan vastakkain ehdotus X ja ehdotus Y. Sitten tämän äänestyksen voittanut asetetaan vastakkain ehdotuksen Z kanssa… jne.” Kokous päättää järjestyksestä.

7. Äänestystavasta päättäminen

Päätetään, onko äänestystapa avoin vai suljettu. Yleinen tapa on avoin kättennostoäänestys.

8. Ääntenlaskijoiden valinta

Jos heitä ei ole jo aikaisemmin valittu.

9. Äänestystoimitus

Puheenjohtaja johtaa äänestystä. ”Äänestys alkaa. Pyydän niitä, jotka kannattavat ehdotusta X nostamaan kätensä (ääntenlaskijat laskevat). Kiitos, kädet alas. Seuraavaksi pyydän niitä, jotka kannattavat ehdotusta Y nostamaan kätensä… jne.

10. Äänestyksen tulos

Jos äänet menevät tasan, puheenjohtajan ääni ratkaisee. Päätöksen toteaminen.

11. Asian käsittelyn lopettaminen.

Vaali

Henkilövalinnoissa noudatetaan samantyyppistä menettelyä kuin mitä edellä on kuvattu. Vaalissa kohdassa 6 päätetään vaalimenettelystä. Tällöin päätetään siitä, suoritetaanko enemmistövaali vai suhteellinen vaali. Pääsääntö on, että kokouksessa toimitettavassa vaalissa noudatetaan enemmistövaalitapaa.

Kohdassa 7 päätetään vaalitavasta ja vaihtoehdot ovat tässäkin avoin tai suljettu. Vaali suoritetaan yleensä suljetuin lipun. Vaalissa tasatulos ratkaistaan arvalla.


Liite 6. Esimerkkipöytäkirja Toivon kipinä ry:n kuukausikokouksesta

Toivon kipinä ry                   PÖYTÄKIRJA
KUUKAUSIKOKOUS
Aika 16.9.2017 klo 18–19.50
Paikka Toivolan urheilutalon kerhohuone
Läsnä 27 yhdistyksen jäsentä (osallistujaluettelo liitteenä 1)

1 §

Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen ja toivotti jäsenet tervetulleiksi.

2 §

Kokousvirkailijoiden valinta

Päätettiin valita kokouksen puheenjohtajaksi yhdistyksen puheenjohtaja XX ja sihteeriksi hallituksen sihteeri BB. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin EE ja CC.

3 §
Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

Puheenjohtaja luki kokouskutsun, joka oli julkaistu Toivolan Sanomat -lehdessä 8.9.2017 (liite 2). Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

4 §

Esityslistan hyväksyminen

Hyväksyttiin kokoukselle laadittu esityslista täydennettynä siten, että kohdassa muut esille tulevat asiat keskustellaan mahdollisuudesta yhdistyksen omien kotisivujen perustamiseen.

5 §

Ilmoitusasiat

Merkittiin tiedoksi seuraavat ilmoitukset:
1. Elokuussa pidettyjen myyjäisten tuotoksi tuli 245 euroa.
2. Toivolan yhdistysten yhteistyöelimellä on tapaaminen kunnan kulttuurilautakunnan kanssa 22.9. Yhdistyksen edustajana yhteistyöelimessä toimii puheenjohtaja.

6 §

Yhdistystoiminnan opintokerhon perustaminen

Puheenjohtaja esitteli asian. Esityksenä on perustaa opintokerho, jossa opitaan yhdessä yhdistystoiminnan perusteista sekä kehittämisestä.

Käydyssä keskustelussa käsiteltiin opintokerhotoiminnan periaatteita ja mahdollisuuksia taloudellisen tukeen opintokeskusten kautta. Lisäksi tutustuttiin olemassa oleviin tukiaineistoihin. Yhdistystoiminnan opintokerho nähtiin hyvänä välineenä yhdistyksen toiminnan kehittämiseen ja uusien jäsenten yhdistystoiminnan periaatteisiin perehdyttämiseen.

Päätettiin perustaa Yhdistystoiminnan avaimet -opintokerho, johon voivat osallistua kaikki aiheesta kiinnostuneet yhdistyksen jäsenet. Opintokerhon vetäjäksi valittiin DD. Päätettiin, että opintokerhon perustamiseen liittyvät käytännön asiat annetaan hallituksen hoidettavaksi.

7 §

Järjestöhautomo-projektin esittely

Järjestöhautomo-projektin toimintaa esitteli KK. Hän oli laatinut tiivistelmän puheenvuorostaan, joka jaettiin kokouksen osanottajille ja  joka on pöytäkirjan liitteenä (nro 3).

Esittelyn jälkeen asiasta keskusteltiin vilkkaasti. Projekti herätti paljon myönteistä kiinnostusta ja sitä pidettiin hyvänä mahdollisuutena kehittää maahanmuuttajayhdistysten toimintaa.

Päätettiin velvoittaa hallitus käymään jatkokeskusteluja projektin henkilöiden kanssa tavoitteena se, että Toivon kipinä ry voisi olla mukana projektin toiminnassa.

8 §

Kulttuuritapahtuman ideointi

Puheenjohtaja kertoi, että Toivolan yhdistysten yhteistyöelin on päättänyt järjestää lauantaina 8.11. Toivolan urheilutalossa kaikille avoimen kulttuuritapahtuman. Tapahtuma sisältää yhdistysten esittelyjä, työpajoja, myyjäiset ja yhteisen juhlan. Tämän kokouksen tehtävänä on ideoida, millä eri tavoilla Toivon kipinä ry voisi olla mukana tapahtumassa.

Puheenjohtaja ehdotti, että ideointia varten jakaannutaan ensin pienryhmiin, jotka kirjaavat paperille omia ideoitaan, jotka sitten esitellään kaikille. Tämä menettely hyväksyttiin.

Ideointi onnistui hyvin. Ryhmätyön jälkeisessä keskustelussa esiteltiin yhteensä 27 erilaista tapaa osallistua tapahtumaan. Päätettiin, että mitään ehdotusta ei vielä karsita, vaan ne kaikki käsitellään kulttuuritapahtumaa varten perustettavassa työryhmässä.

Päätettiin  perustaa kulttuuritapahtumatyöryhmä, johon valittiin seuraavat jäsenet: RR ryhmän kokoonkutsujana sekä HH, BB, SS ja PP. Ryhmän tehtäväksi annettiin tapahtumaan osallistumisen suunnittelu ja käytännön toteutus.

9 §

Muut esille tulevat asiat

1. Yhdistyksen verkkosivut:

Yhdistyksen tiedotussihteeri kertoi, että yhdistyksen jäseneksi on liittynyt DD, jolla on tarvittavaa osaamista verkkosivujen perustamiseen ja joka on myös ilmoittanut kiinnostuksensa asiaan. Omat verkkosivut olisivat tiedotussihteerin mielestä mainio tapa lisätä yhdistyksen tunnettavuutta ja parantaa tiedottamista myös jäsenistöön päin. Keskustelussa ajatus sai paljon kannatusta. Joissain puheenvuoroissa esitettiin huoli siitä, riittävätkö yhdistyksen rahat verkkosivujen toteutukseen ja ylläpitämiseen.

Päätettiin, että hallitus kutsuu DD:n seuraavaan kokoukseensa. Hallitus velvoitettiin tekemään tarkka selvitys hankkeen taloudellisista
vaikutuksista ja muista toteutukseen vaikuttavista tekijöistä sekä tuomaan asia yhdistyksen seuraavaan kuukausikokoukseen.

Muita esille tulevia asioita ei ollut.

10 §

Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja kiitti jäseniä aktiivisesta osallistumisesta ja päätti kokouksen.

Vakuudeksi

___________________             ___________________

puheenjohtajan allekirjoitus ja                       sihteerin allekirjoitus ja
nimen selvennys                                           nimen selvennys

Pöytäkirjan tarkastus

Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaisesti kirjatuksi.

Toivolassa 22.9.2017

____________________             ___________________

Pöytäkirjan tarkastajan allekirjoitus                  Pöytäkirjan tarkastajan allekirjoitus ja
ja nimen selvennys                                          nimen selvennys

Liite 7. Yhdistyksen tuloslaskelman osat

Varsinainen toiminta (sisältää kaikki yhdistyksen tarkoituksen toteuttamisesta johtuvat tuotot ja kulut, myös erityisavustukset):

1. Tuotot

2. Kulut

  • henkilöstökulut (jos yhdistyksellä on palkattuja työntekijöitä)
  • poistot
  • muut kulut

3. Tuotto-/ Kulujäämä

Varainhankinta (esim. jäsenmaksut, keräys- ja myyjäistuotot sekä varainhakinnasta syntyneet kulut):

4. Tuotot

5. Kulut

6. Tuotto-/kulujäämä

Sijoitus- ja rahoitustoiminta (pitkäaikaisista sijoituksista ja rahoitustoiminnasta saadut tuotot sekä kulut esim. omaisuuden hoidosta):

7. Tuotot

8. Kulut

9.Tuotto-/kulujäämä

Satunnaiset erät (muusta kuin varsinaisesta toiminnasta syntyneet, kertaluonteiset tuotot ja kulut):

10. Satunnaiset tuotot

11. Satunnaiset kulut

12. Yleisavustukset (esim. kaupungin antama yleisavustus)

13. Tilikauden tulos (tuotto- ja kulujäämä, josta ei vielä ole tehty tilinpäätössiirtoja)

14. Tilinpäätössiirrot

  • poistoeron muutos
  • vapaaehtoisten varausten muutos

15. Tilikauden ylijäämä tai alijäämä (eli jäädäänkö plussalle vai miinukselle)


Liite 8. Lyhennetty taseen kaava

Vastaavaa:

A. Pysyvät vastaavat

  • Aineettomat hyödykkeet (aineettomat menot, ei yleensä yhdistyksissä)
  • Aineelliset hyödykkeet (käyttöomaisuus kuten kalusteet, tietokoneet)
  • Sijoitukset (omistettava toimistotila ja sen asunto-osakeyhtiön osakkeet)

B. Vaihtuvat vastaavat

  • Vaihto-omaisuus (esim. myyntitavarat, julkaisut)
  • Saamiset: lyhyt- ja pitkäaikaiset erikseen (esim. jäsenmaksusaamiset, nostamattomat avustussaamiset)
  • Rahoitusarvopaperit (tilapäiset arvopaperit)
  • Rahat ja pankkisaamiset

Vastattavaa:

A. Oma pääoma

  • Osake-, osuus- tai muu pääoma
  • Ylikurssirahasto
  • Arvonkorotusrahasto
  • Muut rahastot
  • Edellisten tilikausien voitto/tappio
  • Tilikauden voitto/tappio

B. Tilinpäätössiirtojen kertymä

C. Pakolliset varaukset

D. Vieras pääoma: lyhyt- ja pitkäaikaiset erikseen.

 

Lisäksi taseeseen eritellään myyntisaamiset, ostovelat ja saadut ennakkomaksut.