8. Kokousasiakirjat

Tässä luvussa kuvataan kokousasiakirjoihin liittyviä sääntöjä ja käytäntöjä. Ne voivat vaikuttaa aluksi hankalilta ja jäykiltä. Säännöillä ja käytännöillä pyritään kuitenkin edistämään ja helpottamaan yhdistyksen toimintaa, ei tekemään siitä vaikeampaa. Kokousdokumentteihin liittyvät säännöt on tarkoitettu varmistamaan hyvän kokouskäytännön toteutumista. Kokouskutsuun, esityslistaan ja pöytäkirjaan liittyvät säännöt ovat siis olemassa, jotta voidaan nähdä, mitä asioita on käsitelty ja mistä on päätetty, sekä että kaikki tehtiin oikealla tavalla. Nämä dokumentit ovat myöhemmin todistusaineistoa yhdistyksen toiminnasta, tapa tehdä toiminta ja päätökset näkyviksi.

Perusperiaate on, että yhdistyksen asiakirjat eivät ole julkisia. Poikkeuksena ovat yhdistyksen perustamisasiakirjat, eli ne paperit, jotka toimitetaan yhdistysrekisteriin. Muuten yhdistyksen pöytäkirjat ym. ovat yhdistyksen sisäisiä asioita, eli niitä ei tarvitse antaa ulkopuolisille. Jäsenille yhdistyksen asiakirjat toki annetaan nähtäviksi: näin he tietävät, mitä päätöksiä yhdistyksessä on tehty (yhdistyksen kokousten pöytäkirjat), mitä on tehty (vuosikertomus) ja mitä on suunniteltu (toimintasuunnitelma).

Sama perusperiaate koskee yhdistyksen hallituksen asiakirjoja: ne eivät ole julkisia. Esimerkiksi yhdistyksen jäsenillä ei ole automaattisesti oikeutta nähdä niitä. Yhdistyksen säännöissä voidaan kuitenkin määrätä, että jäsenillä on oikeus tutustua hallituksen pöytäkirjoihin. Yhdistyksen jäsenellä on oikeus saada ote pöytäkirjan kohdasta, jos hallituksen kokouksessa on käsitelty jotakin häneen liittyvää asiaa.

Pöytäkirjoja tai muita dokumentteja ei tarvitse lähettää mihinkään. Ne tulee kuitenkin arkistoida ja säilyttää hyvin. Dokumenttien säilyttäminen on tärkeää yhdistyksen historiankirjoituksen kannalta: nämä ovat ne paperit, joista voidaan nähdä millaista toimintaa on aiemmin ollut ja mitä päätöksiä on tehty.

8.1. Kokouskutsu

Ennen yhdistyksen kokousta lähetetään kokouskutsu. Asianmukainen kokouskutsu sisältää seuraavat osat:

  1. yhdistyksen virallinen nimi
  2. kokouksen luonne (kuukausi-, kevät-, syys-, vuosikokous tai hallituksen kokous)
  3. kokouspaikka ja tarkka osoite
  4. kokousaika
  5. käsiteltävät asiat
  6. kutsun antamisaika ja paikka
  7. kutsun antaja

TOIVON KIPINÄ ry:n

kuukausikokous pidetään Toivolan urheilutalon kerhohuoneessa, os. Lenkkipolku 3 tiistaina 16.9.2017 klo 18.

Kokouksessa käsitellään yhdistystoiminnan opintokerhon perustamista sekä ideoidaan marraskuussa järjestettävää kulttuuritapahtumaa. Kokouksessa kuullaan myös puheenvuoro Järjestöhautomo-projektin toiminnasta.

Kaikki yhdistyksen jäsenet lämpimästi tervetuloa!

Toivolassa 6.9.2017
Hallitus


Seuraavat asiat on aina mainittava kokouskutsussa, jos niitä käsitellään kokouksessa:

  • yhdistyksen sääntöjen muuttaminen
  • kiinteistön luovuttaminen tai kiinnittäminen tai huomattava muu omaisuuden luovuttaminen
  • äänestys- ja vaalijärjestyksen muuttaminen
  • hallituksen tai sen jäsenen tai tilin-/toiminnantarkastajan valitseminen tai erottaminen
  • tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen
  • yhdistyksen purkaminen.

Muita käsiteltäviä asioita ei lain mukaan ole pakko mainita kutsussa. Hyvään kokouskäytäntöön ja tiedottamiseen kuitenkin kuuluu se, että tärkeimmät päätösasiat kerrotaan kutsussa. Se on hyvä tapa motivoida jäseniä tulemaan paikalle ja miettimään asioita etukäteen.

Tehokas ja hyvä kokous vaatiikin usein valmistautumista paitsi kokouksen valmistelijalta (hallitus, puheenjohtaja ja sihteeri), myös kokouksen osallistujilta. Usein kokouksen asialista ja liitteet lähetetään etukäteen osallistujille. Näin heillä on aikaa tutustua asiaan ja materiaaleihin etukäteen. Tämä auttaa asioiden käsittelyä ja motivoi osallistumaan kokoukseen.

8.2. Esitys- eli asialista

Esityslista eli asialista on kokouksessa käsiteltävien asioiden listaus. Asialistaan kirjataan ne asiat, jotka kokouksessa halutaan käsitellä sekä myös kokouksen rakenne, siis asioiden järjestys. Asialista on esitys: listaan voidaan tehdä tarvittaessa muutoksia kokouksen alussa. Kuka tahansa osallistuja voi siis esittää, että jokin asia lisätään asialistaan tai että järjestystä muutetaan. Kokous päättää, tehdäänkö kuten osallistuja esittää, eli tehdäänkö asialistaan ehdotettu muutos.

Asialista tehdään monestakin syystä. Asialista

  • auttaa kokouksen osallistujia valmistautumaan kokouksen asioiden käsittelyyn
  • tekee kokouksen seuraamisen helpoksi
  • tehostaa kokouksen asioiden käsittelyä ja niiden kirjausta pöytäkirjaa varten
  • varmistaa, että kaikki tarpeelliset asiat tulevat käsitellyksi ja
  • varmistaa, että menettelytavat täyttävät hyvän ja laillisen kokouksen tunnusmerkit.

Hyvä kokous valmistellaan hyvin. Yhdistyksen kokouksen valmistelusta vastaa yhdistyksen hallitus. Hallitus voi antaa valmistelutehtävän myös jollekin henkilölle tai työryhmälle. Kokouksen valmistelu on tietojen kokoamista ja selkeää esittämistä, erilaisten ratkaisujen etsimistä ja esimerkiksi päätösehdotuksen valmistelua.

Asialista voidaan joko lähettää kokouskutsun mukana tai jakaa osallistujille kokouksen alussa.

Liitteistä 2-4 löydät esimerkkejä eri kokousten asialistoista.

8.3. Pöytäkirja

Pöytäkirja on kokouksessa tehdyistä päätöksistä kertova asiakirja. Se on tärkeä dokumentti, koska sillä on oikeudellinen asema eli sitä voidaan käyttää todisteena yhdistyksen päätöksistä ja toiminnasta.

Yhdistyslain mukaan kokouksen puheenjohtajan on huolehdittava siitä, että kokouksessa tehdyistä päätöksistä tehdään pöytäkirja. Käytännössä pöytäkirjan kirjoittaa sihteeri. Pöytäkirjan allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja (usein myös sihteeri) ja se pitää tarkastaa sovitulla tavalla (tarkistustavoista myöhemmin).

Pöytäkirjatyyppeinä mainitaan tavallisesti päätöspöytäkirja, selostuspöytäkirja ja keskustelupöytäkirja. Ne eroavat toisistaan lähinnä kirjattavien asioiden määrän puolesta.

  • Päätöspöytäkirjaan kirjataan tehdyt päätökset ilman perusteluja ja muita kommentteja. Tämä on ns. minimipöytäkirja.
  • Selostuspöytäkirjaan kirjataan pääesitys, keskustelussa tehdyt esitykset lyhyine perusteluineen, äänestys tai vaali sekä päätös.
  • Keskustelupöytäkirja tarkoittaa kokouksen kulun sanatarkkaa kirjaamista tai ainakin kaikkien puheenvuorojen pääkohtien kirjaamista.

Yleensä yhdistyksissä käytetään kahta ensimmäistä pöytäkirjatyyppiä. Esimerkiksi yhdistyksen sääntömääräisistä kokouksista ja hallituksen kokouksista tehdään päätös- tai selostuspöytäkirja. Yhdistyksen kuukausikokouksista tai erilaisten kehittämistyöryhmien tai -jaosten kokouksista kannattaa tehdä selostuspöytäkirja. Sanatarkkaa kokouksen kulun kirjaamista eli keskustelupöytäkirjaa tarvitsee harvoin tehdä. Sellaisia tehdäänkin yleensä vain esim. eduskunnassa sekä liittojen ja keskusjärjestöjen edustajakokouksista.

Pöytäkirja sisältää otsikko-osan, asioiden käsittelyn osan, loppumerkinnät ja mahdolliset liitteet.

1. Otsikko-osaan kirjataan

  • yhdistyksen nimi
  • kokouksen laatu, eli minkälainen kokous on kyseessä
  • kokouksen aika ja paikka
  • läsnäolijat (tai osanottajaluettelo liitteenä)
  • puheenjohtajan ja sihteerin nimet

2. Asioiden käsittely

  • kokouksen alkutoimien pykälät
  • jokaisesta asiakokonaisuudesta oma pykälä

3. Loppumerkinnät

  • puheenjohtajan (ja sihteerin) allekirjoitus
  • mahdollinen tarkastusmerkintä

4. Pöytäkirjan liitteet

Liitteessä 6 on esimerkkipöytäkirja Toivon kipinä ry:n kuukausikokouksesta.

8.4. Pöytäkirjan tarkastaminen

Jotta pöytäkirja olisi oikeudellisesti pätevä, se pitää tarkastaa. Tarkastus voi tapahtua kolmella tavalla.

  1. Pöytäkirja tarkastetaan varta vasten valittujen tarkastajien toimesta.
  2. Kokous, jonka pöytäkirjasta on kysymys, voi tarkastaa koko pöytäkirjan tai jonkun pykälän siitä.
  3. Pöytäkirja tarkastetaan seuraavassa kokouksessa. Tämä on hallitusten kokouksissa yleinen käytäntö. Huomioitava kuitenkin on, että hallituksen toimikauden viimeisen kokouksen pöytäkirja on tarkastettava osanottajien tai pöytäkirjan tarkastajien toimesta.

8.5. Pöytäkirjan ote

Joskus tarvitaan asioiden hoitamista varten pöytäkirjasta tietoja jostakin sen kohdasta tai koko pöytäkirjasta. Tällöin kulloisenkin tarpeen mukaan pöytäkirjasta laaditaan joko ote (osittainen pöytäkirjan jäljentäminen eli kopiointi) tai jäljennös (kokonaan jäljentäminen).

Pöytäkirjan jäljennöksessä kopioidaan koko pöytäkirja ja jäljennöksen yläreunaan merkitään sana ”JÄLJENNÖS”. Otteen yläreunaan asiakirjan nimeksi merkitään sana ”OTE” ja siihen kirjoitetaan:

  1. Pöytäkirjan otsikko-osa
  2. Päätösvaltaisuuspykälä
  3. Pykälä kokousvirkailijoista
  4. Varsinainen otetta koskeva pykälä
  5. Puheenjohtajan (ja sihteerin) allekirjoitukset (ei omakätiset eli kopiot alkuperäisestä pöytäkirjasta)
  6. Pöytäkirjan tarkastuslausunto allekirjoituksineen (ei omakätiset)
  7. Kahden todistajan omakätiset allekirjoitukset

Pöytäkirjan jäljennöksellä tai otteella täytyy siis olla kaksi todistajaa, joiden pitää allekirjoittaa jäljennös tai ote.