7. Kokoustoiminta

Kokoukset ovat tärkeä osa yhdistystoimintaa: kokouksessa päätetään yhdistyksen asioista. Yhdistyksen tärkeimmät asiat päätetään yhdistyksen kokouksissa, joihin kaikki jäsenet voivat osallistua. Yhdistyksen täytyy sääntöjensä mukaan järjestää vuosittain joko yksi tai kaksi sääntömääräistä kokousta. Näiden lisäksi voidaan järjestää useampia jäsenkokouksia ja hallituksella on omat kokouksensa.

Onnistunut kokous on demokraattinen tilaisuus, jossa keskustellaan ja tehdään päätöksiä. Kokous siis vie eteenpäin yhdistyksen toimintaa, asioista saadaan päätettyä. Hyvässä kokouksessa osallistujat voivat vapaasti ilmaista mielipiteensä ja jokaisen ääni on samanarvoinen.

Yhdistyslakiin ja sääntöihin on kirjattu kokouksessa käytettäviä menettelytapoja. Niiden tarkoitus on turvata kaikille samanlaiset oikeudet osallistua ja vaikuttaa. Menettelytavat voivat tuntua jäykiltä ja hankalilta, mutta niiden tarkoituksena on siis varmistaa, että päätökset tehdään demokraattisesti. Tämä on tärkeää yhdistyksen jäsenille: jäsenen tulee voida luottaa siihen, että asioista päätetään oikealla tavalla. Oikea menettelytapa on myös tärkeä turvaverkko hallitukselle ja koko yhdistykselle: riitatilanteissa on tärkeää voida osoittaa, että oikeat menettelytavat olivat käytössä, eikä toiminnassa ole mitään lain tai hyvän tavan vastaista.

7.1. Yhdistyksen sääntömääräiset kokoukset

Sääntömääräiset kokoukset ovat yhdistyksen tärkeimpiä kokouksia. Niistä määrätään laissa ja säännöissä. Sääntömääräisissä kokouksissa täytyy käsitellä tietyt asiat yhdessä: alla olevista asioista ei siis voida ikinä päättää yhdistyksen hallituksessa, jäsentapaamisessa tai saunaillassa.

Silloin kun yhdistyksessä on käytössä kahden kokouksen malli, puhutaan kevät- ja syyskokouksista.

Kevätkokouksessa käsitellään edellisen vuoden toimintaa, ja silloin

  • käsitellään toimintakertomus
  • vahvistetaan tilinpäätös
  • myönnetään tili- ja vastuuvapaus tilivelvollisille.

Syyskokouksessa käsitellään tulevan vuoden toimintaa, ja silloin päätetään

  • jäsenmaksun suuruus
  • toimintasuunnitelma
  • tulo- ja menoarvio
  • yhdistyksen puheenjohtaja ja muut hallituksen jäsenet
  • tilin-/toiminnantarkastajat.

Jos yhdistys käyttää yhden sääntömääräisen kokouksen mallia, puhutaan vuosikokouksesta ja silloin edellä mainitut asiat päätetään yhdessä kokouksessa.

Mallit sääntömääräisten kokousten esityslistoista löydät liitteestä 3.

Yhdistyksen kokousten koolle kutsumisen ajasta ja tavasta määrätään säännöissä. Näistä säännöistä on pidettävä kiinni: kokouksen päätökset eivät ole lainvoimaisia, jos esimerkiksi kokouskutsut on lähetetty liian myöhään.

7.2. Muut yhdistyksen kokoukset

Sääntömääräisten kokousten lisäksi monilla yhdistyksillä on tapana pitää kuukausikokouksia. Hallitus kutsuu myös nämä kokoukset koolle ja valmistelee niissä käsiteltävät asiat. Kuukausikokoukset ovat mainio tapa saada jäsenet mukaan erilaisten tapahtumien ja tilaisuuksien suunnitteluun sekä toiminnan kehittämiseen. Kuukausikokouksissa voidaan käsitellä myös ajankohtaisia teemoja ja kutsua ulkopuolisia asiantuntijoita puhumaan niistä.

Yhdistyslaki toteaa yhdistyksen muista kokouksista seuraavasti:

”Yhdistyksen ylimääräinen kokous on pidettävä, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai hallitus katsoo siihen olevan aihetta taikka vähintään yksi kymmenesosa yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä ilmoittamansa asian käsittelyä varten vaatii.”


Esimerkki 1

Hallitus voi kutsua yhdistyksen ylimääräisen kokouksen koolle, jos se haluaa yhdistyksen päättävän ajankohtaisesta ja kiireellisestä asiasta (esim. päätös jäsenen erottamisesta).

Esimerkki 2

Sadan jäsenen yhdistyksessä kymmenen jäsentä (vähintään 10 % jäsenistä) vaatii ylimääräisen kokouksen koollekutsumista. Perusteena on tarve käsitellä yhdessä yhdistyksen taloustilannetta sekä mahdollisuutta lähteä mukaan uuteen yhteisprojektiin.


 7.3. Hallituksen kokoukset

Yhdistyksen hallituksella on omia kokouksia. Kokouksia voi olla esimerkiksi joka tai joka toinen kuukausi. Kokouksissaan hallitus valmistelee ja toteuttaa yhdistyksen asioita, siis hoitaa yhdistyksen hallitukselle annettuja tehtäviä.

Hallituksen kokous noudattaa pääasiassa samanlaista järjestystä kuin yhdistyksenkin kokous. Joitakin eroja kuitenkin on.

Hallituksen kokoukset kutsuu koolle puheenjohtaja. Kutsun antamisaikaa ei yleensä ole määrätty säännöissä. Tämä tarkoittaa sitä, että kokous voidaan pitää hyvinkin nopeasti, kun tarve siihen ilmenee. Tärkeätä kuitenkin on, että kaikki hallituksen jäsenet ovat saaneet tiedon kokouksesta.

Kokouksiin osallistuvat hallituksen jäsenet. Monissa yhdistyksissä on päätetty, että myös varajäsenet kutsutaan hallituksen kokouksiin. Äänioikeutta heillä ei luonnollisestikaan ole, jos kaikki varsinaiset jäsenet ovat paikalla.

Puhetta hallituksen kokouksissa johtaa puheenjohtaja, tai varapuheenjohtaja silloin, kun puheenjohtaja ei ole paikalla. Pöytäkirjan kokouksesta tekee hallituksen keskuudestaan valitsema sihteeri. Usein sihteeri on yhdistyksen kokouksessa valittu sihteeri.

Hallituksen kokousten pöytäkirja tarkastetaan yleensä hallituksen seuraavassa kokouksessa, joten pöytäkirjan tarkastajia ei tarvitse erikseen valita.

Hallitus voi vielä valita keskuudestaan pienemmän ryhmän (työvaliokunta), joka kokoontuu useammin ja valmistelee hallituksen kokouksia. Pienessä yhdistyksessä tämä ei ole yleensä tarpeen.

Liitteestä 4 löydät esimerkin hallituksen kokouksen kulusta.

7.4. Asian käsittely kokouksessa

Kokouksessa tavataan muita ihmisiä, ideoidaan ja tiedotetaan ajankohtaisista asioista. Kokouksen tärkein funktio on kuitenkin käsitellä yhdistyksen asioita ja tehdä niistä päätöksiä.

Tässä ohje siihen, miten asia käsitellään ja miten päätös tehdään kokouksessa. Päätösasian käsittely alkaa sillä, että puheenjohtaja toteaa esityslistan kohdan, esimerkiksi ”Siirrymme esityslistan kohtaan 7, uuden opintokerhon perustaminen”, tai ”Siirrymme esityslistan kohtaan 7, yhdistyksen toimintasuunnitelman hyväksyminen”.

Ensin asia esitellään. Esittelyssä voidaan jo tehdä päätösehdotus. Tämän jälkeen puheenjohtaja avaa keskustelun asiasta. Kun keskustelu päätetään, puheenjohtaja tekee yhteenvedon käydystä keskustelusta ja tehdyistä esityksistä eli ehdotuksista. Jos muita ehdotuksia kuin pääehdotus ei ole tai jos ehdokkaita on yhtä monta kuin valittavia, tehdään päätös. Jos ehdotuksia on useampia, äänestetään. Silloin kun kokouksessa äänestetään asiasta, käytetään nimitystä äänestys. Jos taas äänestetään henkilöistä, kyseessä on vaali.

Ehdotus tehdään aloittamalla lause sanoilla ”Esitän, että…”. Tehtyjä esityksiä pitää jonkun toisen kokousväestä kannattaa (kannatuspuheenvuoro), jotta ehdotus otetaan huomioon päätöksenteossa ja äänestyksessä. Kannatuspuheenvuoro voi olla esimerkiksi: ”Kannatan Marin tekemää esitystä opintokerhon perustamisesta.” Ehdotusta, jota kukaan ei ole kannattanut, ei huomioida äänestystilanteessa. Henkilöesityksiä ei tarvitse kannattaa.

Kuvassa kaavio päätösasian käsittelystä

Liitteestä 5 löydät ohjeen asian käsittelyn kulusta. Ohje sisältää asiat, jotka liittyvät äänestämiseen ja vaaleihin.

7.5. Hyvä kokous

Kokous on onnistunut, kun käsiteltävistä asioista on tehty selkeät päätökset, joihin kokouksen osallistujat ovat sitoutuneet. Kokouksen onnistumista voidaan arvioida myös sen perusteella, millaisissa tunnelmissa ihmiset kokouksesta lähtevät. Tavoitteena on, että itse kukin voisi ainakin ajatuksissaan sanoa, olipa hyvä kokous! Tällainen tunne kertoo yleensä siitä, että ihminen on kokenut voineensa vaikuttaa asioihin ja että häntä on kuunneltu.

Hyvä puheenjohtaja muistaa, että tehokas asioiden käsittely ja viihtyisä ilmapiiri eivät sulje pois toisiaan. Pikemminkin ne tukevat toisiaan. Kokous ei kuitenkaan ole vain puheenjohtajan taitojen ja tekniikan varassa. Jokainen osallistuja voi kantaa omalta osaltaan vastuuta kokouksen onnistumisesta:

  • tutustuu kokousasioihin etukäteen
  • osallistuu kokouksessa aktiivisesti keskusteluun, kertoo omat mielipiteensä asioista
  • kuuntelee kiinnostuneena muiden kantoja kokouksessa.

Tärkeää on, että jokainen osallistuja haluaa myös vaikuttaa myönteisesti kokouksen ilmapiiriin. Sen voi tehdä mm. huumorilla, ystävällisellä suhtautumisella ja arvostavalla asenteella.

Kuvassa mustavalkoinen sarjakuva, jossa kolme henkilöä. Ensimmäinen sanoo: "Olipa hyvä kokous. Saatiin taas tosi paljon aikaiseiksi." Toinen sanoo: "Totta! Vaikka mulla jäi kyllä askarruttamaan yks asia..." Kolmas kysyy: "Ai mikä?" Toinen vastaa: "Et miks me tavataan niin harvoin?"