Mustavalkoisessa sarjakuvassa on kolme ihmistä pöydän ääressä. Yksi kysyy: "Eikö me kuitenkin olla tultu tänne loppupeleissä aivan samoista syistä?" Toinen vastaa: "minä tulin tekemään vallankumousta!" Kolmas vastaa: "Minä tulin vain nauttimaan energisestä ilmapiiristä."

3. Toiminta tekee yhdistyksen

Yhdistyksillä on sisäinen toimintavapaus, eli yhdistyksen jäsenet voivat suunnitella ja järjestää toimintaa parhaaksi katsomallaan tavalla. Toiminnan tulee kuitenkin aina tukea yhdistyksen säännöissä mainitun perustehtävän toteutumista. Hyvin toimivassa yhdistyksessä ollaan aidosti kiinnostuneita myös jäsenten toiveista ja tarpeista.

Hyvin toimivia yhdistyksiä on paljon. Vaikka niiden toimintamuodot voivat olla kovinkin erilaiset, niillä on havaittu olevan joitain yhteisiä piirteitä.

Hyvin toimiva yhdistys

  • Jäsenet tietävät miksi yhdistys on olemassa ja mikä on toiminnan tarkoitus.
  • Toiminnalla toteutetaan yhdistyksen perustehtävää ja se on monipuolista ja kiinnostavaa.
  • Jäsenet tekevät yhdistyksen asioita yhdessä ja sitoutuvat toimintaan.
  • Jäsenet voivat osallistua ja vaikuttaa yhdistyksessä.
  • Jäseniä ja heidän osaamistaan arvostetaan: he ovat yhdistyksen tärkein resurssi.
  • Yhdistyksessä arvostetaan ja tehdään yhteistyötä ja luodaan kumppanuuksia ja verkostoja.
  • Yhdistys haluaa oppia ja kehittää toimintaansa jatkuvasti.

Huonosti toimiva yhdistys

  • Yhdistyksen perustehtävä ja tarkoitus on epäselvä jäsenille.
  • Toiminta ei liity yhdistyksen perustehtävään. Toiminta on yksipuolista tai linjatonta ja kiinnostavaa vain harvoille.
  • Jäsenet ovat yhdistyksen aktiivien mielestä vain taakka tai korkeintaan asiakkaita: jäsenet voivat ehkä käyttää palveluita, mutta eivät tee asioita yhdessä eivätkä ota siitä vastuuta.
  • Jäsenille ei anneta mahdollisuutta osallistua toimintaan tai vaikuttaa siihen, mitä ja miten asioita tehdään yhdistyksessä.
  • Jäsenet ovat olemassa vain jäsenmaksun takia: sillä rahalla hallitus voi rahoittaa itse tärkeänä pitämäänsä toimintaa. Jäsenten vapaaehtoistyötä ja osaamista ei arvosteta eikä käytetä.
  • Yhdistys eristäytyy muista yhdistyksistä ja toimijoista ja näkee ne vain kilpailijoina, ei yhteistyökumppaneina.
  • Yhdistys haluaa tehdä asiat aina samalla tavalla, vaikka se ei aina tuottaisikaan parasta tulosta. Omaa toimintaa ei haluta arvioida tai kehittää. Muutos ja kehittäminen nähdään uhkana.

3.1. Toiminnan lohkoja

Yksi tapa tarkastella yhdistyksen toiminnan eri muotoja on jaotella ne seuraavan taulukon mukaisesti yhdistyksen sisäiseen ja ulkoiseen toimintaan. Molemmat toimintalohkot ovat olennaisia menestyvässä yhdistyksessä. On hyvä aika ajoin tarkastella yhdistyksen toimintaa ja varmistaa, että eri lohkot on siinä huomioitu.

Yhdistyksen sisäinen toiminta

Välttämätön toiminta:

  • yhdistyksen sääntömääräiset kokoukset
  • hallituksen kokoukset
  • tiedottaminen
  • varainhankinta
  • jäsenhuolto
  • toiminnan dokumentointi

Muu toiminta:

  • opinto- ja harrastuspiirit
  • juhlat ja muut tapahtumat
  • keskustelutilaisuudet
  • koulutus
  • matkat, retket ja leirit
  • neuvonta
  • kampanjat
  • projektit

Yhdistyksen ulkoinen toiminta

Yhdistyksen näkyvyyden ja tunnettavuuden lisääminen:

  • ulospäin suuntautuva tiedottaminen
  • ulkopuolisille järjestetyt tilaisuudet, näyttelyt ym.
  • yhteistyösuhteiden luominen

Yhteistoiminta muiden yhdistysten ja viranomaisten kanssa:

  • yhdessä vaikuttaminen
  • yhteiset tapahtumat
  • yhteiset hankkeet
  • yhteistyöelimiin osallistuminen

3.2. Toiminnan suunnittelu

Suomessa on sanonta ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty”. Hyvän yhdistystoiminnan perustana on kunnollinen suunnitelma. Se antaa yhdistykselle tekemisen raamin ja suunnan. Toiminnan suunnittelussa vastataan seuraaviin kysymyksiin:

  • Mitä pitää ja halutaan tehdä, jotta yhdistys edistää perustehtäväänsä?
  • Mitä halutaan saavuttaa ja mitä tehdään, että nämä tavoitteet saavutetaan?
  • Kuka tekee nämä asiat ja missä ajassa?
  • Millä resursseilla toiminta toteutetaan, ja miten suunnitelman toteutumista arvioidaan?

Rekisteröidyn yhdistyksen täytyy tehdä toimintasuunnitelma tulevalle vuodelle, mutta minkä tahansa yhdistyksen kannattaa ehdottomasti tehdä toimintasuunnitelma. Toiminnan suunnittelu

  • auttaa edistämään perustehtävän toteuttamista eli varmistamaan, että tehdään oikeita asioita oikealla tavalla
  • auttaa näkemään, mihin ja minkä verran yhdistys tarvitsee rahaa ja muita resursseja, kuten vapaaehtoistyöntekijöitä
  • on hyvä tapa antaa jäsenille mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa: se innostaa ja motivoi heitä, ja näin he voivat myös kertoa etukäteen, missä toiminnassa he haluavat olla mukana ja miten he tuovat osaamisensa yhdistyksen käyttöön.

Hyvä suunnitelma auttaa yhdistystä kehittymään. Suunnitelma toimii pohjana arvioinnille: mitä tehtiin oikein ja missä voimme parantaa seuraavalla kerralla? Toimintasuunnitelma on myös osa yhdistyksen toiminnan dokumentointia. Esimerkiksi uudet jäsenet tai rahoitusta myöntävät tahot voivat tutustua yhdistyksen toimintaan kirjallisen suunnitelman kautta.

Vuosi on useimmiten yhdistyksen luonnollinen suunnittelun aikajänne. Esimerkiksi tilikausi<span style=”cursor: help; color: #ff0033;” title=”Tilikausi on se ajanjakso, jolla yhdistyksen kirjanpitoa tarkastellaan, eli miltä ajalta tehdään talousarvio ja tilinpäätös. Kirjapidon tilikausi on 12 kuukautta. Tilikauden pituudesta voi poiketa vain, kun toimintaa aloitetaan tai lopetetaan. Silloin tilikausi saa olla enintään 18 kuukautta.”>[5]</span> on vuoden mittainen. Vuosittain pidettävässä sääntömääräisessä kokouksessa pitää aina käsitellä ja hyväksyä seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja sen pohjalta laadittu talousarvio.

Vuoden mittaisen suunnittelun lisäksi toimintaa voidaan suunnitella muillakin aikaväleillä: yhdistys voi tehdä lisäksi pitkän aikavälin eli strategisen suunnitelman (pitkän tähtäimen suunnitelma, pts) tai vaikkapa yhden hankkeen, tapahtuman tai kampanjan suunnitelman. Vaikka suunnittelun aikajänne on erilainen, on suunnittelutyön logiikka samanlainen.

Kuvassa otsikko Suunnitteluprosessin vaiheet ja ympyrässä toisiaan seuraavat vaiheet: Nykytilan arviointi, painopisteiden valinta, tavoitteiden asettaminen, toiminnasta päättäminen, varsinainen toteutus, toteutumisen seuranta ja arviointi

1. Aloittakaa suunnittelu arvioimalla nykytilaa: missä ollaan nyt, mitä hyviä ja huonoja puolia toiminnassa on, millaisia mahdollisuuksia tai haasteita on odotettavissa yhdistyksen ulkopuolelta.

2. Arvioinnin perusteella valitkaa yhdistyksen toiminnan painopisteet tulevalle vuodelle. Mitkä ovat ne tärkeimmät toiminnan lohkot, joihin panostamalla yhdistyksen toiminta saadaan kulkemaan haluttuun suuntaan? Ovatko ne esimerkiksi tiedottaminen ja kerhotoiminnan parantaminen, vai jotain muuta?

3. Seuraavaksi miettikää kunkin painopisteen konkreettiset tavoitteet: mitä haluamme saavuttaa, saada aikaan?

4. Tämän jälkeen miettikää, millä konkreettisilla toimenpiteillä voitte toteuttaa tavoitteet: mitä teidän pitää ainakin tehdä, että saavutatte tavoitteenne? Kun toimenpiteet on päätetty, miettikää tekijät: kuka tekee mitä, kenellä on tiettyyn tehtävään innostusta tai erityistä osaamista? Vastuuta ja tehtäviä kannattaa jakaa jäsenille. Näin he pääsevät itse vaikuttamaan toimintaan ja yhdistys saa myös heidän osaamisensa ja työpanoksensa käyttöön.

Lisäksi toimintasuunnitelman tulee olla yhdenmukainen talousarvion kanssa. On siis mietittävä, onko suunniteltuun toimintaan rahaa, eli onko suunnitelma taloudellisesta realistinen (katso luku 9).

5. Toimintasuunnitelma on valmis ja seuraavaksi alkaa sen toteuttaminen, asioiden tekeminen.

6. Dokumentoikaa ja seuratkaa toimintaanne. Kun tämä tehdään yhdessä, kaikki tekijät saavat samalla palautetta toiminnastaan ja voidaan yhdessä nähdä, missä onnistuttiin ja mihin jäi vielä parantamisen varaa. Jatkuvan seurannan lisäksi on tärkeää, että yhdistyksessä pysähdytään arvioimaan toimintaa esimerkiksi 1–2 kertaa vuodessa. Yhdistyksen toiminnan arviointi on kehittymisen perusta. Arvioinnissa on tärkeää kysyä

  • teemmekö oikeita asioita
  • saavutammeko tavoitteemme
  • teemmekö asioita oikealla tavalla
  • missä teemme virheitä
  • mitä parannamme jatkossa.

Arvioinnissa voi käyttää apuna erilaisia mittareita. Määrällisiä mittareita ovat esimerkiksi osallistujien määrä tapahtumissa, kokouksissa, opintopiireissä, jäsenten määrä, erilaisten tilaisuuksien lukumäärä jne. Laadullisia mittareita ovat esimerkiksi jäseniltä saatu spontaani tai kerätty palaute, arviointikeskustelut jne.

Kirjallinen toimintasuunnitelma on virallinen dokumentti, johon tulevan vuoden suunniteltu toiminta kirjataan. Toimintasuunnitelmasta voi lukea, mitä tulevana vuonna tehdään ja mitä tavoitellaan. Tämän lisäksi toiminnan suunnitteluun ja seuraamiseen on olemassa useita muita välineitä. Tutuin näistä on varmaankin kalenteri: yhdistyksen suunniteltu toiminta kirjataan yhteiseen vuosikalenteriin. Vuosikello on toinen mahdollinen toiminnan suunnittelun ja seuraamisen väline. Vuosikello on erittäin havainnollinen, ja kauniin vuosikellon voi ripustaa vaikkapa yhdistyksen toimitilojen seinälle tai se voidaan jakaa monistettuna yhdistyksen jäsenille.

 

Kuvassa yhdistyksen vuosikellomalli

3.3. Toimintasuunnitelma

Yhdistys tekee joka vuosi tulevalle vuodelle kirjallisen toimintasuunnitelman ja talousarvion. Ne hyväksytään yhdistyksen sääntömääräisessä kokouksessa. Toimintasuunnitelma ja talousarvio ovat vuositasolla yhdistyksen toiminnan keskeisimmät ohjausvälineet. Hyvän toimintasuunnitelman voi kirjoittaa monella tavalla. Tärkeää on, että se kuvaa selkeästi yhdistyksen toiminnan rakenteita ja sisältöjä. Yksi mahdollinen jäsennystapa voisi olla:

  1. Yhdistyksen toiminnan tarkoitus ja visio tulevasta
  2. Tulevan toimintakauden haasteet ja mahdollisuudet
  3. Yhdistyksen toiminnan painopisteet
    Painopiste A: tavoitteet ja toimenpiteet
    Painopiste B: tavoitteet ja toimenpiteet
  4. Yhdistyksen muu sisäinen toiminta
    Kokoukset
    Jäsenhankinta ja -huolto
    Opinto- ja harrastuspiirit
    Tilaisuudet ja tapahtumat
  5. Yhdistyksen muu ulkoinen toiminta
    Yhdistyksen näkyvyyden lisääminen
    Yhteistyösuhteet
    Vaikuttaminen ja edunvalvonta
  6. Projektit
  7. Tiedottaminen
  8. Toiminnan kehittäminen

Ennen toimintasuunnitelman kirjoittamista yhdistyksen kannattaa käyttää riittävästi aikaa toiminnan suunnitteluun. Kokeilkaapa edellä kuvattuja suunnitteluprosessin vaiheita!

3.4. Toiminnan dokumentointi

Yhdistyksen toiminnan dokumentointi on hyvin tärkeää sekä yhdistykselle että sen jäsenille. Dokumentoinnilla tarkoitetaan toiminnan tallentamista tavalla tai toisella. Jokaisesta tapahtumasta, kerhosta tai hankkeesta kannattaakin säästää ilmoitukset ja mainokset, ohjelmat ja osallistujalistat, mahdolliset lehtijutut ja niin edelleen. Tapahtumista on hyvä ottaa valokuvia tai videotallenne. Tapahtuman osallistujille voi tehdä palautelomakkeen ja jäsenille kyselylomakkeen heidän tyytyväisyydestään yhdistyksen toimintaan.

Dokumentointi helpottaa toiminnan seurantaa ja arviointia. Se auttaa paljon myös toimintakertomuksen ja myös tulevan toimintasuunnitelman teossa. Toiminnan dokumentoinnin avulla niin jäsen kuin ulkopuolinenkin, yhdistyksestä kiinnostunut ihminen, voi saada selville, mitä yhdistys on tehnyt.

Yhdistyksellä on velvollisuus säilyttää tiettyjä dokumentteja. Tällaisia dokumentteja ovat mm. kirjanpitotositteet (kuitit ym.) Näitä dokumentteja täytyy säilyttää vähintään kuusi vuotta. Palkkaukseen ja palkanmaksuun liittyviä asiakirjoja sekä kirjanpitokirjoja ja tililuetteloa täytyy säilyttää kymmenen vuotta.

Toivon kipinä ry on pieni yhdistys. Sillä ei ole omia toimitiloja, missä dokumentteja voisi säilyttää. Kuka siis dokumentit säilyttää ja missä? Asiasta pitää sopia yhdistyksessä. Toivon kipinä ry:ssä taloudenhoitaja säilyttää talouteen liittyviä dokumentteja (kirjanpitoasiakirjoja, tositteita jne.) ja sihteeri muita dokumentteja (kokousasiakirjat, toimintasuunnitelmat ja -kertomukset, tiedotteet ja tapahtumadokumentit jne.). Kun taloudenhoitaja ja sihteeri vaihtuvat, arkisto siirretään uusille vastuuhenkilöille.

3.5. Toimintakertomus

Menneen kauden toiminta arvioidaan kirjallisessa toimintakertomuksessa. Toimintakertomus käsitellään yhdistyksen kevätkokouksessa. Toimintakertomus on tarkka selostus kuluneesta toimintakaudesta. Siinä kannattaa käyttää samantyyppistä jäsentelyä kuin toimintasuunnitelmassa.

Kirjallinen toimintakertomus on tärkeä asiakirja. Se on

  • historiallinen dokumentti, joka on välttämätön viimeistään silloin, kun halutaan kirjoittaa esimerkiksi yhdistyksen 10-vuotishistoria
  • toiminnan kehittämisen tärkeä apuväline. Hyvä toimintakertomus sisältää paitsi selvityksen, siitä mitä yhdistys on tehnyt toimintakauden aikana, myös arvion siitä, miten hyvin toimintavuodelle asetetut, toimintasuunnitelmaan kirjatut tavoitteet, on saavutettu. Siihen kirjataan onnistumiset, sekä asiat, joiden toteutuksessa on parantamisen varaa ja opiksi otettavaa.
  • parlamentaarisen valvonnan väline. Sen avulla jäsenet voivat arvioida, miten hyvin hallitus on onnistunut tehtävässään eli toteuttamaan kyseiselle toimintakaudelle hyväksytyn toimintasuunnitelman.

Yhdistyksen toimintakertomusta ei tarvitse lähettää millekään ulkopuoliselle taholle, mutta se tulee arkistoida asianmukaisesti myöhempää käyttöä varten.

Yhdistystoiminnan koulutuksia

KSL-opintokeskus järjestää useita yhdistystoimintaa tukevia koulutuksia vuonna 2019:

24.28.5. klo 17-18 Yhdistyksen perustehtävä
10.10.—7.11. Näin yhdistys toimii – vaikuta yhdistyksessä Tampereella
31.10.—3.12. klo 17-18 Yhdistyksen päätöksenteko 

> Koulutuskalenteri

Voit myös tilata räätälöidyn koulutuksen omalle järjestöllesi.

> Tilauskoulutukset